⇡ Til toppen
a a a

For å endre størrelse på tekst:

PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Tertialrapportering per 30.04.2021

10 Internkontroll, tilsyn og revisjoner

10.1 Innledning

Kapittel 25 i kommuneloven

§ 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen

§ 25-2 Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn

 

§ 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren
a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.

§ 25-2 Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.

God internkontroll innebærer blant annet å være systematisk og risikobasert, og være trygg på at kommunen leverer gode tjenester med riktig bruk av tilgjengelige ressurser. Internkontroll som funksjon inngår i kommunens virksomhetsstyringssystem og kvalitetssystem, og har en særlig viktig rolle i forholdet med å sikre at lover og forskrifter, overordnede instrukser og retningslinjer etterleves i tråd med kapittel 25 i kommuneloven.

Stavanger kommune har kontinuerlig oppmerksomhet med hensyn til å ivareta internkontroll som en integrert del av øvrig styring og ledelse, og har i løpet av 1. tertial 2021 fortsatt dette arbeidet. På overordnet nivå innebærer dette å videreutvikle systemer og prosesser for å bidra til læring og forbedring i organisasjonen. Dette består blant annet av utvikling av kommunens helhetlige kvalitetssystem, virksomhetsstyringssystemet «Plattformen», og overordnet arbeid knyttet til risikostyring, personvern, delegeringsreglement og internkontrollrapportering.

10.2 Helhetlig kvalitetssystem

Kommunens kvalitetssystem består av flere deler (moduler) som sammen skal bidra til en økt kvalitet på kommunens tjenester. Dette omfatter

10.2.1 Si ifra!

«Si ifra!» er kommunens løsning for å melde inn avvik og forbedringsforslag. Innmeldte avvik skal brukes som grunnlag for utarbeidelse av risikovurderinger i kommunen, både på virksomhets- og tjenesteområdenivå. Status på avvik rapporteres og følges opp i ulike fora, avhengig av hvilke type avvik det gjelder og alvorlighetsgrad.

I 1. tertial 2021 ble det rapportert 2300 saker i kvalitetssystemet «Si ifra!», som tilsvarer en økning på 9 % i forhold til samme periode i 2020. Av de sakene som er innmeldt gjelder 47 % vold og trusler. 87 prosent av alle virksomhetene i kommunen har tatt «Si ifra!» i bruk.

Figur 10.1: Saker fordelt på hendelsestyper.

Det er også lagt til rette for rapportering av avvik knyttet til koronapandemien.

Figur 10.2: Saker knyttet til koronapandemien.

10.2.2 Dokument- og prosessmodul

Dokument- og prosessmodulen skal bidra til at styrings- og gjennomføringsdokumentasjon (planer, regelverk, rutiner, prosedyrer ol.) er samlet og oppdatert. Dokumentasjonen kan knyttes til viktige arbeidsprosesser i tjenesteområdene, og vil være tilgjengelig for ansatte. Opplæring med hensyn til bruk er under utarbeidelse, og vil være tilgjengelig via e-læring før sommeren 2021.

Stabsområdene økonomi og organisasjon, og innovasjon og støttetjenester, har i perioden hatt særlig oppmerksomhet på å utvikle støtteprosessene for hele kommunen. I løpet av perioden har rutiner knyttet til personal og økonomi som ligger i kvalitetssystemet, blitt gjort tilgjengelig på kommunens intranett. Tjenesteområdene helse og velferd, og bymiljø og utbygging, har fortsatt arbeidet med å legge sine tjenestespesifikke prosesser og rutiner inn i systemet. Arbeidet har vært særlig viktig for å sikre at eksisterende rutiner blir tatt vare på etter overgangen til nytt intranett, og at rutiner i helse og velferd overføres fra kvalitetssystemet tjenesteområdet bruker per i dag som skal avsluttes.

10.3 Plattformen – virksomhetsstyringssystem

Virksomhetsstyringssystemet Plattformen består av styringsinformasjon knyttet til områdene internkontroll, økonomi, årsverk, sykefravær, forvaltningsrevisjoner og tekstvedtak. Systemet skal bidra til å gi ledere (fra kommunedirektør til avdelingssjefer og virksomhetsledere) et helhetlig bilde av egen organisasjon.

I løpet av 1. tertial er det implementert nytt innhold innenfor to av plattformens områder. Medarbeiderområdet er oppdatert slik at undertemaet ansattstatistikk nå også gir en oversikt over antall ansatte i tillegg til antall årsverk. Økonomiområdet er også utvidet med et undertema for innkjøpsanalyse og oversikt over kommunens avtalelojalitet. Økonomitallene (bevilgningsoversikt drift del 2) er fortsatt under utvikling.

I løpet av 1. tertial er det med bakgrunn i tilbakemeldinger fra ledere i 2020 utviklet et nytt brukergrensesnitt (utseende og oppbygning) for den digitale løsningen. Formålet med oppdateringen er i første rekke å gjøre den digitale løsningen enklere å navigere og rapportere i. Oppdateringen gir også økt mulighet for å samarbeide med fagmiljøer i andre kommuner. Nytt brukergrensesnitt vil være tilgjengelig fra juni 2021.

Det pågår et arbeid for å kartlegge og utvikle indikatorer som blant annet etterspørres i måneds-, tertial- og årsrapportering. Dette skal bidra til bedre styring knyttet til måloppnåelse for kommunen.

10.4 Leders sjekkliste

Utvalgte internkontrollområder
Internkontrollområder:
-Styring
-Medarbeidere
-Økonomi
-Informasjonssikkerhet og personvern
-HMS / arbeidsmiljø
-Innkjøp
-Arkiv
-Beredskap

Internkontrollområder:
-Styring
-Medarbeidere
-Økonomi
-Informasjonssikkerhet og personvern
-HMS / arbeidsmiljø
-Innkjøp
-Arkiv
-Beredskap

Leders sjekkliste er del av virksomhetsstyringssystemet Plattformen og består av utvalgte internkontrollområder. Sjekklisten besvares i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i kommunen. Innholdet i sjekklisten tilpasses med hensyn til aktuell risiko og relevans.
Samlet svarprosent for kommunen var 60 % for 1. tertial 2021. Selv om svarprosenten gir en viss risiko for mørketall, viser de innsendte svarene at ledere generelt har god internkontroll og et bevisst forhold til de utvalgte internkontrollområdene. Avdekkede risikoområder blir videreformidlet til ledergrupper i tjenesteområdene, hovedarbeidsmiljøutvalg, arbeidsmiljøutvalg og til avdelinger med faglig ansvar for internkontrollområdene, og brukes videre i kommunens forbedringsarbeid.

10.5 Personvern

Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1
Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1: «Personopplysninger skal…

Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1: «Personopplysninger skal
a) behandles på en lovlig, rettferdig og åpen måte med hensyn til den registrerte («lovlighet, rettferdighet og åpenhet»),
b) samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene; viderebehandling for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål skal, i samsvar med artikkel 89 nr. 1, ikke anses som uforenlig med de opprinnelige formålene («formålsbegrensning»),
c) være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for («dataminimering»),
d) være korrekte og om nødvendig oppdaterte; det må treffes ethvert rimelig tiltak for å sikre at personopplysninger som er uriktige med hensyn til formålene de behandles for, uten opphold slettes eller rettes («riktighet»),
e) lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for; personopplysninger kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med artikkel 89 nr. 1, forutsatt at det gjennomføres egnede tekniske og organisatoriske tiltak som kreves i henhold til denne forordning for å sikre de registrertes rettigheter og friheter («lagringsbegrensning»),
f) behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, herunder vern mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved bruk av egnede tekniske eller organisatoriske tiltak («integritet og konfidensialitet»).»

Kommunen behandler store mengder personopplysninger i sitt daglige arbeid. Det gjør det nødvendig med gode rutiner for personvern. Internkontroll er ledelsens verktøy for å ivareta sitt ansvar og vise etterlevelse etter personvernregelverket, og de ansattes verktøy for å utføre oppgaver på en forsvarlig og sikker måte. Styrende dokumentasjon er under utarbeidelse i tråd med prinsippene for behandling av personopplysninger som er fastsatt i personvernforordningen artikkel 5 nr. 1. Det er viktig å sikre at de registrerte kan ivareta sine rettigheter til innsyn i egne personopplysninger, retting, sletting, begrensning av disse, samt retten til å protestere og rettigheter knyttet til dataportabilitet, automatiske avgjørelser og informasjon. I løpet av 1. tertial 2021 har det blitt påbegynt arbeid med en kartleggingsrapport for status i Stavanger kommune med hensyn til GDPR og den nye personopplysningsloven. Dette krever en systematisk gjennomgang av tidligere innhentede personopplysninger, og etablering av overordnede rutiner for hele kommunen knyttet til behandling av personopplysninger i fremtiden. I dag foreligger en del rutiner ol. som ivaretar personvern i de ulike avdelingene, men det er behov for en oversikt og en helhetlig tilnærming for hele kommunen.

10.6 Delegeringsreglement

Arbeid med å ta i bruk et digitalt delegeringsreglement til bruk for både ansatte og innbyggere i kommunen ble påbegynt i 2020, og har fortsatt i løpet av 1. tertial 2021. Dette innebærer et omfattende samarbeid på tvers av tjenesteområdene for å delegere lover og paragrafer til ledere i organisasjonen så langt det er tillatt og hensiktsmessig. Systemet skal bidra til å tydeliggjøre ansvar og myndighet i organisasjonen. Arbeidet vil fortsette ut 2021.

10.7 Risikostyring

Som et resultat av svar fra ledere gjennom bruk av Leders sjekkliste i 2020, er det i løpet av perioden igangsatt et arbeid for å utvikle et rammeverk for risikostyring i kommunen. Rammeverket skal utarbeides med utgangspunkt i regelverket beskrevet i overordnet regelverk for internkontroll og risikostyring, synliggjøre krav og forventninger til arbeidet, og skape en felles tilnærming til hvordan risikovurderinger skal gjennomføres. Rammeverket skal i utgangspunktet beskrive risikovurderinger som er påkrevd i henhold til lover og forskrifter (f. eks. HMS, beredskap, brann og informasjonssikkerhet), men vil også kunne brukes ved utarbeidelse av andre risikovurderinger. Risikomodulen i kommunens kvalitetssystem er tiltenkt brukt som verktøy.

10.8 Tilsyn og forvaltningsrevisjoner

10.8.1 Tilsyn

Tilsyn 2021
Arbeidstilsynet
Landsdekkende tilsyn etter Covid-19 forskriften
Branntilsyn
11 barnehager (kun dokumenttilsyn)
9 skoler (kun dokumenttilsyn)
1 sykehjem (kun dokumenttilsyn)
1 bydelshus (dokumenttilsyn)
3 idrettsbygg
EL-tilsyn
Kontroll av 162 elektriske anlegg (verifikasjon)
Tabell 10.1: Tilsyn
Last ned tabelldata (Excel)

Branntilsyn

Samtlige branntilsyn som ble gjennomført i 1. tertial 2021 var dokumenttilsyn. Etterspurt dokumentasjon ble oversendt branninspektør, og det ble deretter avtalt og gjennomført et digitalt møte.

Totalt ble det avdekket 10 avvik. Det ble rapportert 5 avvik, og 1 anmerkning på eier av bygg. Avvikene besto hovedsakelig av manglende dokumentasjon knyttet til kvalifisert kontroll av sikkerhetsinnretninger, og for bruk av bygget. Det ble rapportert 5 avvik og 17 anmerkninger på bruker av bygg. Avvikene var knyttet til risikovurderinger, fra analyse til handlingsplan, og dokumentasjon av opplæring og øvelser. Anmerkninger er hovedsakelig rettet mot risikovurderinger, og ønske om en grundigere vurdering av brann.

Oppfølging fra tilsynsmyndighet, som følge av manglende respons og/eller iverksettelse av tiltak går noen brannrapporter nå over på tvangsmulkt. Kjennetegn for disse byggene er at de er nye i Byggforvaltnings portefølje, og at de mangler nødvendig dokumentasjon av bygget.

EL-tilsyn

Siden april 2020 har det blitt utført EL-tilsyn fra Lyse Elnett AS, Det lokale elektrisitetstilsyn (DLE). Kommunikasjon og koordinering skjer mellom kontaktperson i avdeling Byggforvaltning og kontaktperson hos DLE.

Det har siden dette blitt utført 164 tilsyn ved tilsynstype Verifikasjon, som er en enkel kontroll av det elektriske anlegget. 50 saker står per 30. april 2021 med status om behov for utbedringer, og disse skal etter tilbakemelding utbedres innen juli 2021.

Avdeling Byggforvaltning har også internkontroll på el-anlegg fra sertifisert firma, frekvens er fra 2 til 4 år basert på risikovurdering av virksomheten som finnes på de ulike byggene.

Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet vedtok i løpet av 1. tertial 2021 å godkjenne bedriftshelsetjenesten i Stavanger kommune som en offentlig godkjent bedriftshelsetjeneste. Godkjenning gjelder for en periode på fem år.

Arbeidstilsynet gjennomfører siden juni 2020, et landsdekkende tilsyn etter Covid-19 forskriften. Tilsynet gjelder hvordan arbeidsgivere ivaretar smittevernet på arbeidsplasser der arbeidsgiver skal sørge for egnet oppholdssted under innreisekarantene. Det blir gjennomført flest tilsyn i bygg og anlegg, varehandel, reparasjon av motorvogner og industri.

Tilsyn – Miljørettet helsevern

Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen, og omfatter biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Helsesjefen er delegert myndighet for å utføre slike tilsyn i kommunen.

I løpet av 1. tertial 2021 har ressurser knyttet til gjennomføring av tilsyn innen miljørettet helsevern blitt prioritert innen følgende områder:

10.8.2 Forvaltningsrevisjoner

Forvaltningsrevisjoner 2021Merknad
Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelserFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvernFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeidFerdigbehandlet - Kommunestyret via kontrollutvalget orienteres når nytt system som bygger på Oslo-modellen er tatt i bruk.
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesakerBystyrebehandling 28.5.18. Oppfølgingsrapport innen to år
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjonFerdigbehandlet 28.5.18 - Tilleggsforslag følges opp i egen sak
Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering29.10.18: Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapp. innenfor området i valgperiode 2019-2022.
Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefraværFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhetFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslepFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - SkolehelsetjenestenFerdigbehandlet
Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKSFerdigbehandlet
Selskapskontroll Stavanger konserthusFerdigbehandlet
Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKSFerdigbehandlet 30.09.19. Ny rapport bestilles av kontrollutvalget i Klepp i feb.2021
Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKSTilbakemelding til eierkommunenen om oppfølging av rapporten gis via KU innen den 01.09.21.
Selskapskontroll Stavanger Forum ASUtsettelse godkjent av kommunestyret
Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling Ferdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivåFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - InternkontrollFerdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt
Forvaltningsrevisjon - BarnevernFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskuddFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosettingFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - KlimagassutslippNy bestilling av rapport utsatt
Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkereglerFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livetNy oppfølging om ett år /evt. ny rapport
Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjonerFerdigbehandlet
Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehagerOppfølging under behandling i 2021
Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport Kommunestyret ber om evaluering av blandingsmodellen etter at den har fungert i ett år - presenteres i utvalg for oppvekst og utdanning
Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudetPolitisk behandling 8.3.21. Oppfølging av rapporten om 1 år
Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsatsRapport under arbeid - forventes ferdig i november 2021
Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering Forvaltningsrevisjonsrapport bestilt 17.02.20. Vedtak i Kontrollutvalget 01.04.20 - utsettes til ny vurdering i 2021.
Forvaltningsrevisjon - Krisehåndtering og lærdommer i forbindelse med korona-utbruddetForvaltningsrevisjonen skal dekke hele perioden med håndteringen av virusutbruddet og kan ikke avsluttes for tidlig - prosjektet fortsetter til Stavanger er, eller er nær, tilbake til en normalsituasjon - justert til september 2021
Forvaltningsrevisjon - Digitalisering/Smartby/VelferdsteknologiRapport under arbeid - forventet ferdig i november 2021
Forvaltningsrevisjon - Effektivisering Oppstart 2021 - Rapport under arbeid - forventes ferdig i løpet av 2021
Forvaltningsrevisjon - Grunnskolens håndtering av bekymringsfullt skolefraværRapport under arbeid - forventes ferdig i oktober 2021
Forvaltningsrevisjon Oppfølging av politiske vedtakRapport under arbeid - forventes ferdig i oktober 2021
Tabell 10.2: Forvaltningsrevisjoner
Last ned tabelldata (Excel)