6.1 Innledning

Kommunens system for internkontroll, kvalitet og virksomhetsstyring er sentrale elementer i lærings- og forbedringsarbeidet. Utvikling av systemer og prosesser for å ivareta dette er kontinuerlig arbeid. I løpet av 2022 ferdigstilles et videreutviklet rammeverk for virksomhetsstyring, risikostyring og internkontrollrapportering.

6.2 Virksomhetsstyring

6.2.1 Rammeverk for helhetlig virksomhetsstyring

Arbeidet med å videreutvikle et helhetlig rammeverk for virksomhetsstyring i Stavanger kommune, har fortsatt i 2. tertial. Rammeverket skal synliggjøre hvordan de ulike interne styringsprosessene som planlegging, risiko, internkontroll og resultatoppfølging, henger sammen med blant annet verdier og ledelsesprinsipper i kommunen. Arbeidet er planlagt ferdigstilt i løpet av 2022.

6.2.2 Plattformen – digital løsning for virksomhetsstyring

Formålet med Plattformen er å gi ledere i Stavanger kommune et helhetlig bilde av egen organisasjon og tilrettelegge for utvikling og informasjonsdeling. Løsningen henter data fra kommunens ulike systemer og presenterer relevant styringsinformasjon for kommunen samlet, og for de underliggende virksomhetene.

En sentral del av utviklingsarbeidet i 2. tertial er knyttet til tilretteleggingen for tjenestespesifikke styringsdata i samråd med tjenesteområdene og deres behov. Dette er et langsiktig arbeid som startet høsten 2021 og som rulles ut gradvis.

6.3 Internkontroll

6.3.1 Leders sjekkliste – internkontrollrapportering

Leders sjekkliste

Sjekklisten besvares av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen.

Sjekklisten besvares av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen.

Utvalgte internkontrollområder

• Styring
• Økonomi
• Medarbeidere
• HMS og arbeidsmiljø
• Informasjonssikkerhet og personvern
• Beredskap og kriseledelse
• Innkjøp
• Arkiv

Leders sjekkliste består av spørsmål om status for utvalgte internkontrollområder.  Formålet er å sikre en helhetlig styring og internkontroll, bidra til økt oppmerksomhet på temaene i virksomhetene og få en samlet oversikt over risikoområder. Resultatene brukes i kommunens forbedrings- og utviklingsarbeid. Resultat fra helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmålene legges frem for hovedarbeidsmiljøutvalget og arbeidsmiljøutvalget i de enkelte tjenesteområdene.

Samlet svarprosent for kommunen er 74 i skrivende stund for 2. tertial 2022. Til sammenligning var svarprosenten 64 ved publisering av 1. tertialrapport. Innsendte svar viser at ledere generelt vurderer at virksomhetene i Stavanger kommune har god internkontroll og et bevisst forhold til de utvalgte internkontrollområdene. Sjekkpunkter innenfor HMS og arbeidsmiljø inneholder flest besvarelser på nedre sjikt av den graderte svarskalaen. Dette dreier seg blant annet om systematisk øving på situasjoner knyttet til vold og trusler og bruk av HMS-risikovurderinger.

6.3.2 Tilsyn

Per 2. tertial er det gjennomført 19 branntilsyn og 4 tilsyn av Arbeidstilsynet. Det er også sendt ut varsel om tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern ved 28 skoler og barnehager, 21 basseng og 8 solarier. Branntilsynene per 2. tertial har til sammen avdekket 28 avvik. Disse omhandler blant annet manglende dokumentasjon knyttet til øvelser, opplæring og risikovurderinger. Tabell 6.1 viser gjennomførte tilsyn per 2. tertial 2022.

Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet kontrollerer hvordan en virksomhet etterlever kravene i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, og om det i tilstrekkelig grad jobbes systematisk med å forebygge fysiske og psykiske skadevirkninger knyttet til aktuelle arbeidsmiljøeksponeringer. Det er foretatt fire tilsyn per 2. tertial. Tilsynene innen sykehjem og barneverntjenesten er omtalt i 1.tertialrapport.

Bo og aktivitet

I 2. tertial er det gjennomført to tilsyn ved bofellesskap. Hensikten med tilsynene er å kontrollere hvordan bofellesskapene forebygger at arbeidstakere får arbeidsrelaterte muskel- og skjelettplager og psykiske plager. Resultater omtales i Stavanger kommunes årsrapport når tilsynsrapporten foreligger.

Branntilsyn

Per 2. tertial er det gjennomført 19 branntilsyn av bygg og anlegg som omfattes av seksjon formålsbygg. Totalt er det registrert 28 avvik og 10 anmerkninger. Typiske avvik hos eier er knyttet til manglende dokumenter av forutsetninger for byggverket og bruk. Hos bruker er typiske avvik knyttet til manglende dokumentasjon på brannøvelser, opplæring og risikovurderinger.

EL-tilsyn

Tilsyn utført av det lokale el-tilsynet (DLE) er ikke gjennomført for bygg som omfattes av formålsbygg per 2. tertial 2022.

Tilsyn – Miljørettet helsevern

Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Det omfatter biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Helsesjefen er delegert myndighet for å utføre slike tilsyn i kommunen. Tilsynene skal ha en rådgivende funksjon og være en kartlegging av eventuelle forbedringsområder.

Per 2. tertial er det sendt ut varsel om tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern ved 28 skoler og barnehager, 21 basseng, 8 solarier og 2 avlastningsboliger. I løpet av året har ressurser knyttet til gjennomføring av tilsyn innen miljørettet helsevern også blitt prioritert innen følgende områder (antall i parentes):

Det planlegges tilsyn ved sykehjemmene i Stavanger høsten 2022 til våren 2023.

6.3.3 Forvaltningsrevisjoner

Formålet med forvaltningsrevisjoner er å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget utarbeider en plan over hvilke områder det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner i. Tabell 6.2 presenterer status per 2. tertial 2022.

6.4 Kvalitet

6.4.1 Si ifra!

«Si ifra!» er kommunens løsning for å melde inn avvik- og forbedringsforslag og utgjør ett av elementene i kvalitetsportalen. Innmeldte avvik skal brukes som grunnlag for å utarbeide risikovurderinger. Status rapporteres i ulike fora, avhengig av hendelsestype og alvorlighetsgrad.

Per 2. tertial 2022 er det meldt inn 5092 saker i «Si ifra!», som tilsvarer en økning i antall registrerte hendelser på 24,6 prosent sammenlignet med samme periode i 2021. 52 prosent av de innmeldte sakene omhandler vold og trusler. Figurene 6.1 og 6.2 viser registrerte saker fordelt på tjenesteområdene og hendelsestype i Stavanger kommune.

Økningen i antall saker innenfor tjenesteområdene bymiljø og utbygging og innbygger- og samfunnskontakt, skyldes hovedsakelig tilbakeføringen av kommunale foretak. Innenfor tjenesteområdet oppvekst og utdanning og helse og velferd skyldes økningen hovedsakelig en økning i registrerte avvik knyttet til vold og trusler.

Sammenlignet med samme periode i 2021, er det meldt flere saker innenfor alle hendelsestyper, med unntak av hendelsestypen person – ulykke, uhell og nestenulykker. Økningen er størst innenfor hendelsestypen vold og trusler med en økning på 33,6 prosent, sammenlignet med samme periode i 2021. Per 2. tertial 2022 er også antallet registrerte forbedringsforslag (202) omtrent doblet sammenlignet med samme periode i 2021 (110). Blant hendelsestypene med relativt få registreringer, har det også vært en betydelig oppgang fra 218 til 356 registreringer knyttet til tjenestekvalitet. Økningen her ligger hovedsakelig hos tjenesteområdet oppvekst og utdanning.

I «Si ifra!» er alvorlighetsgraden satt av vedkommende som registrerer hendelsen. Alvorlighetsgraden kan siden korrigeres i den videre behandlingen av hendelsen. Per 2. tertial er 10 prosent av sakene registrert med høy alvorlighetsgrad. Av totalt 616 saker med høy alvorlighetsgrad innenfor alle hendelsestypene i «Si ifra!», sto oppvekst og utdanning for 314 saker og helse og velferd for 264 saker. Et flertall av disse omhandler vold og trusler. Figur 6.3 viser registreringer i Stavanger kommune fordelt på alvorlighetsgrad per 2. tertial 2022.

Økningen i antall registreringer med høy alvorlighetsgrad sammenlignet med samme periode i 2021, skyldes hovedsakelig mer enn dobling fra 70 til 207 registreringer knyttet til vold og trusler innen skoleområdet. Økningen er særlig stor innenfor et fåtall skoler. Skoleområdet har i lys av utviklingen iverksatt tiltak knyttet til gjennomgang og drøfting av innmeldte avvik i HMS-gruppen og utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalyser for opplæring av elever med utfordrende atferdsuttrykk. Det jobbes også kontinuerlig med å styrke kompetansen ved å benytte seg av tilgjengelige kurs i håndtering av vold og trusler.  Til sammenligning er andelen registreringer med høy alvorlighetsgrad forholdsvis stabil innenfor andre områder med et høyt antall registreringer knyttet til vold og trusler. Figur 6.4 viser utviklingen innenfor innfor tre kommunale områder med flest registreringer knyttet til vold og trusler.

6.4.2 Brukerundersøkelser

Kommunen bruker brukerundersøkelser som verktøy for å måle, vurdere og forbedre våre tjenester, og er en viktig del av vår dialog med brukerne. Undersøkelsene gir informasjon om tilfredshet og opplevd kvalitet på kommunale tjenester, og bidrar til å videreutvikle ulike sider ved tjenestetilbudet, som servicenivå, informasjon og brukermedvirkning. Undersøkelsene følges opp i den enkelte virksomhet gjennom konkrete forbedringstiltak i ettertid.

Med unntak av utsettelsen av idrettsundersøkelsen, er oppsatte undersøkelser planlagt gjennomført i løpet av 2022. Resultatet fra fullførte undersøkelser innen SFO og pårørende av beboere på sykehjem viser stor grad av tilfredshet med disse kommunale tjenestene. Svarene fra ungdomsundersøkelsen viser at de fleste ungdommene i Stavanger er fornøyde med livene sine. Tabell 6.3 viser status per 2. tertial 2022.