6.1 Innledning
I løpet av 1. tertial er det påbegynt et arbeid med å videreutvikle et helhetlig rammeverk for virksomhetsstyring. Stavanger kommunes administrative styringsmodell er fra 2011. Utviklingen siden den gang har utløst et behov for revidering. Arbeidet har belyst sammenhenger innad i virksomhetsstyringen og satt søkelys på utviklingsområder, noe som vil styrke den administrative styringen.
Internkontroll inngår i kommunens virksomhetsstyring og skal særlig påse at lover og forskrifter etterleves i tråd med kommunelovens kapittel 25. God internkontroll innebærer blant annet å sikre at kommunen leverer gode tjenester med riktig bruk av tilgjengelige ressurser. Internkontrollen skal være systematisk og tiltak skal prioriteres i henhold til gjeldende risiko. Det jobbes kontinuerlig med å utvikle systemer og prosesser for å bidra til læring og forbedring i organisasjonen. I 1. tertial er kommunens kvalitetsportal videreutviklet, og ledere har gjennomgått opplæring i nye funksjonaliteter. Ledere innenfor enkelte virksomhetsområder har fått tilgang til tjenestespesifikk styringsinformasjon i virksomhetsstyringssystemet (Plattformen). Det foregår også et overordnet utviklingsarbeid knyttet til risikostyring og internkontrollrapportering.
I 1. tertial er tre brukerundersøkelser gjennomført for å måle tilfredsheten med kommunale tjenester og for å medvirke til at innbyggerne er med på å utvikle tjenestetilbudet. Med unntak av idrettsundersøkelsen og internbrukerundersøkelsen som begge utsettes, er ytterligere ni undersøkelser planlagt gjennomført i løpet av 2022.
6.2 Virksomhetsstyring
6.2.1 Rammeverk for helhetlig virksomhetsstyring
Arbeidet med å videreutvikle et helhetlig rammeverk for Stavanger kommune er påbegynt i 1. tertial. Hovedhensikten med rammeverket er å synliggjøre hvordan de ulike interne styringsprosessene som planlegging, risiko, internkontroll og resultatoppfølging, henger sammen med blant annet verdier og ledelsesprinsipper i kommunen. Arbeidet innebærer en revidering av kommunens administrative styringsmodell fra 2011. Siden den tid har større eksterne og interne endringer påvirket kommunens styring, som kommunesammenslåing og ny organisering, internkontrollbestemmelsen i kommuneloven, innføring av ny visjon, verdier, ny organisasjonsstrategi og et nytt plansystem. Arbeidet er planlagt ferdigstilt i løpet av 2022.
6.2.2 Plattformen – digital løsning for virksomhetsstyring
Formålet med Plattformen er å gi ledere i Stavanger kommune et helhetlig bilde av egen organisasjon og tilrettelegge for utvikling og informasjonsdeling. Løsningen henter data fra kommunes fagsystemer/datasjø og presenterer relevant styringsinformasjon for kommunen samlet og for de underliggende enhetene/virksomhetene.
En sentral del av utviklingsarbeidet i 1. tertial er knyttet til tilretteleggingen for tjenestespesifikke styringsdata i samråd med tjenesteområdene og deres behov. Dette er et langsiktig arbeid som ble påbegynt høsten 2021 og som rulles ut gradvis. Arbeidet vil fortsette utover i 2022. I tillegg er det utarbeidet en løsning for oppfølging av tekstvedtak og presentasjon av resultatene fra årets medarbeiderundersøkelse (10-faktor).
6.3 Internkontroll
6.3.1 Leders sjekkliste – internkontrollrapportering
Utvalgte internkontrollområder
• Styring
• Økonomi
• Medarbeidere
• HMS og arbeidsmiljø
• Informasjonssikkerhet og personvern
• Beredskap og kriseledelse
• Innkjøp
• Arkiv• Styring
• Økonomi
• Medarbeidere
• HMS og arbeidsmiljø
• Informasjonssikkerhet og personvern
• Beredskap og kriseledelse
• Innkjøp
• Arkiv
Leders sjekkliste består av spørsmål om status for utvalgte internkontrollområder. Sjekklisten besvares av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i kommunen i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen. Formålet er å sikre en helhetlig styring og internkontroll, bidra til økt oppmerksomhet i virksomhetene og få en samlet oversikt over risikoområder. Resultatene brukes i kommunens forbedrings- og utviklingsarbeid. Resultat fra HMS-spørsmålene legges frem for HAMU og AMU i de enkelte tjenesteområdene.
I 1. tertial er sjekklisten videreutviklet for å bidra til bedre oppfølging. I tillegg til enkelte «Ja/Nei»-spørsmål, består sjekklisten nå hovedsakelig av spørsmål med graderte svarmuligheter fra 1 (i liten grad) til 4 (i stor grad). Hensikten er å fange opp nyansene innenfor de ulike internkontrollområdene og spore utviklingen over tid.
Samlet svarprosent for kommunen er 64 i skrivende stund for 1. tertial 2022. Til sammenligning var svarprosenten 60 i samme periode i fjor. Siden fjorårets tertial er besvarelse av sjekklisten utvidet til flere ledernivåer i Stavanger kommune. Innsendte svar viser at ledere generelt har god internkontroll og et bevisst forhold til de utvalgte internkontrollområdene. Sjekkpunkter innenfor HMS og arbeidsmiljø inneholder flest besvarelser på nedre sjikt av den graderte svarskalaen. Dette dreier seg blant annet om sjekkpunktet i hvilken grad ledere bruker kompetansemodul / opplæringsplaner som verktøy i forbindelse med kompetanseutvikling, rekruttering og ansettelser.
6.3.2 Tilsyn
I 1. tertial er det gjennomført to tilsyn av Arbeidstilsynet, elleve branntilsyn og ni tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern. Det er gitt totalt 19 pålegg etter tilsyn utført av Arbeidstilsynet. Påleggene er blant annet knyttet til vold og trusler. Branntilsynene har til sammen avdekket 19 avvik. Disse omhandler blant annet manglende dokumentasjon knyttet til øvelser, opplæring og risikovurderinger. Tabell 6.1 viser gjennomførte tilsyn per 1. tertial 2022.
| Tilsyn 2022 |
|---|
| Arbeidstilsynet |
| Dokumenttilsyn ved 1 sykehjem |
| Tilsyn av barneverntjenesten |
| Branntilsyn |
| 5 Barnehager |
| 2 Skoler |
| 1 Kulturhus |
| 1 Museum |
| 1 Bydelshus |
| 1 Institusjon med overnatting |
| Stavanger kommune ved helsesjefen |
| Tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern ved 16 skoler og barnehager, 8 solarier og 5 basseng |
Arbeidstilsynet
Arbeidstilsynet kontrollerer hvordan en virksomhet/enhet etterlever kravene i arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter og om det i tilstrekkelig grad jobbes systematisk med å forebygge fysiske og psykiskes skadevirkninger knyttet til aktuelle arbeidsmiljøeksponeringer. Det er foretatt to tilsyn i 1. tertial.
Sykehjem
Arbeidstilsynet har utført ett dokumenttilsyn på sykehjem, hvor resultatet er 5 pålegg knyttet til:
- Krav om opplysninger
- Kartlegging, risikovurdering, tiltak og plan
- Vold og trussel om vold
- Plan for bistand (bedriftshelsetjeneste)
Barneverntjenesten
Hensikten med tilsynet var å undersøke hvordan Stavanger kommune sørger for fullt forsvarlig arbeidsmiljø for de ansatte i barneverntjenesten. I tilsynet er det funnet forhold som ikke er samsvar med regelverket. Med utgangspunkt i disse er det gitt 14 pålegg knyttet til:
- Verneombud
- Kompetanse
- HMS-arbeid
- Vold og trusler
- Trusler om vold og uheldige belastninger
- Psykiske plager
- Bedriftshelsetjeneste
Branntilsyn
I 1. tertial er det gjennomført 11 branntilsyn i objekt som omfattes av seksjon formålsbygg. Totalt ble det registrert 19 avvik og 8 anmerkninger. Typiske avvik hos eier er knyttet til manglende dokumenter av forutsetninger for byggverket og bruk. Typiske avvik hos bruker er knyttet til manglende dokumentasjon på brannøvelser, opplæring og risikovurderinger.
Tilsyn – Miljørettet helsevern
Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen, og omfatter biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Helsesjefen er delegert myndighet for å utføre slike tilsyn i kommunen.
I 1. tertial er det sendt ut varsel om tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern ved 16 skoler og barnehager, 8 solarier og 5 basseng. Tilsynene skal ha en rådgivende funksjon og være en kartlegging av eventuelle forbedringsområder. I løpet av 1. tertial har ressurser knyttet til gjennomføring av tilsyn innen miljørettet helsevern også blitt prioritert innen følgende områder (antall i parentes):
- Smittesporing ved smittevernkontoret i Stavanger
- Håndtering av forespørsler knyttet til Covid-19 (10)
- Møter og oppfølging ifm. innreisekarantene
- Prosjektmøter beredskap i skoler og barnehager (5)
- Møte om renholdsrutiner i barnehager og skoler
- Seminar dyrevelferdsplan
- Forberede tilsyn i basseng
- Klagesaker vedr. støy, støv og lukt (29)
- Klager på dyrehold (2)
- Uttalelser til reguleringsplaner (7)
- Behandling av søknader om oppstart av tatoveringsvirksomheter (2)
- Planlegging av badevannsprøver til sommeren 2022
- Inneklimamåling (1)
- Uttalelse til etablering av serveringssteder (6)
- Uttalelse til etablering av forsamlingslokaler (2)
- Klager på rotter (5)
- Ship sanitation
- Uttalelse til skole-/ barnehagebygg, nye og midlertidige lokaler (6)
- Uttalelse til byggesak (2)
- Befaringer (3)
Avvik og anmerkninger fra tilsynene omtales når tilsynsrapportene foreligger i forbindelse med 2. tertial- og årsrapport.
6.3.3 Forvaltningsrevisjoner
Formålet med forvaltningsrevisjoner er å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget utarbeider en plan over hvilke områder det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner innenfor. Tabell 6.2 viser en oversikt over status per 1. tertial 2022.
| Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll 2022 | Merknad |
|---|---|
| Forvaltningsrevisjoner | |
| Planlagt / Under gjennomføring | |
| Aktivisering av unge sosialhjelpsmottakere | Rapport bestilt 28.03.22. Leveransetidspunkt avklares til kontrollutvalgsmøtet 05.09.22 |
| BPA- tilbudet | Ferdigbehandlet etter behandling i kommunestyret 23.05.22. Kommunestyret ber om at det i 2023 gjennomføres bruker- og assistentundersøkelse hos den kommunale utføreren og at resultatene presenteres i utvalg for helse og velferd |
| Digitalisering / Smartby / Velferdsteknologi | Rapport til politisk behandling i kommunestyret 23.05.22 . Oppfølging etter 6-8 mnd. |
| Effektivisering | Rapport under arbeid - utsatt til oktober 2022 |
| Grunnskolens håndtering av bekymringsfullt skolefravær | Rapport til politisk behandling i kommunestyret.23.05.22.Oppfølging etter 6 mnd. |
| Informasjonssikkerhet | Rapport bestilt 28.03.22. Leveransetidspunkt avklares til kontrollutvalgsmøtet 05.09.22 |
| Krisehåndtering og lærdommer i forbindelse med korona-utbruddet | Rapport til politisk behandling i kommunestyret 15.11.21. Oppfølging avklares med kommunens administrasjon. |
| Oppfølging av politiske vedtak | Rapport under arbeid - utsatt til sept.2022 |
| Psykisk helse barn og unge | Rapport vedtatt bestilt, mandat kommer i okt.2022. Rapport forventes levert september 2023 |
| Skolefritidstilbudet | Rapport under arbeid - forventet ferdig juni 2022 |
| Skolemiljø/mobbing | Mandat leveres mot slutten av 2022. Rapport forventes levert mot slutten av 2023 |
| Styring av investeringsprosjekter | Rapport forventes levert høst 2023 |
| Tidlig innsats | Rapport til politisk behandling i kommunestyret 31.01.22. Oppfølging etter 6 mnd.- sommer 2022 |
| Selskapskontroll | |
| Planlagt / Under gjennomføring | |
| Rogaland Brann og Redning IKS | Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll. Rapport forventes levert nov.2022 |
| Stavangerregionen Havn IKS | TIl orientering i kommunestyret 31.01.22. Ny oppfølging 01.06.22 |
| Utsatt / utgår | |
| Stavanger Forum AS | TIl orientering i kommunestyret 31.01.22. Selskapskontrollen er ikke påbegynt og kanselleres |
6.4 Kvalitet
6.4.1 Si ifra!
Kvalitetsportalen
Elementene i kvalitetsportalen:Elementene i kvalitetsportalen:
- «Si ifra!» – avvik og forbedring
- Digital kanal for varsling av mulige kritikkverdige forhold
- Eksponeringsregister
- Dokument- og prosessmodul – visning av prosesser med tilhørende dokumenter
- Risikomodul – verktøy for utarbeidelse av risikovurderinger og håndtering av kartlagte risikoområder
- Skjemamodul – utvikling av standardiserte skjema/sjekklister
- Aktivitetsmodul – utvikling av for eksempel årshjul (under utprøving i tjenesteområde
«Si ifra!» er kommunens løsning for å melde inn avvik- og forbedringsforslag og utgjør et av elementene i kvalitetsportalen. Innmeldte avvik skal brukes som grunnlag for utarbeidelse av risikovurderinger. Status rapporteres i ulike fora, avhengig av hendelsestype og alvorlighetsgrad.
I 1. tertial 2022 er det meldt inn 2533 saker i «Si ifra!», som tilsvarer en økning på 10,1 % sammenlignet med samme periode i fjor. 51 % av de innmeldte sakene omhandler vold og trusler. Figurene 6.1 og 6.2 viser registrerte saker fordelt på tjenesteområdene og hendelsestype i Stavanger kommune.
Økningen i antall saker innenfor tjenesteområdene bymiljø og utbygging og innbygger og samfunnskontakt, sammenlignet med samme periode i fjor, skyldes hovedsakelig tilbakeføring av kommunale foretak. Innenfor tjenesteområdet oppvekst og utdanning skyldes økningen hovedsakelig flere meldte avvik knyttet til vold og trusler sammenlignet med samme periode i fjor.
I 1. tertial er det meldt inn flere hendelser knyttet til vold og trusler innenfor tjenesteområdene helse og velferd og oppvekst og utdanning sammenlignet med samme periode i fjor. Tilsvarende har det også vært en økning i innmeldte hendelser knyttet til forbedringsforslag, tjenestekvalitet, skade, tap og svinn, og klima og miljø.
I 1. tertial er 12 % av sakene registrert med høy alvorlighetsgrad. Av totalt 300 saker innenfor alle hendelsestypene i “Si ifra!”, sto oppvekst og utdanning for 166 saker og helse og velferd for 114 saker. Flertallet av disse omhandlet vold og trusler. Figur 6.3 viser registreringer i Stavanger kommune fordelt på alvorlighetsgrad i 1. tertial 2022.
6.4.2 Dokumentstyring
I kommunens kvalitetssystem, kvalitetsportalen, inngår også løsning for dokumentstyring. Løsningen bidrar til at planer, regelverk, rutiner, prosedyrer og lignende er samlet og oppdatert. Dokumentasjonen kan knyttes til viktige arbeidsprosesser i tjenesteområdene og er tilgjengelig for de ansatte. Løsningen er tatt i bruk av tjenesteområdet bymiljø og utvikling og helse og velferd, men skal implementeres i øvrige tjenesteområder etter hvert.
6.4.3 Brukerundersøkelser
Kommunen bruker brukerundersøkelser som verktøy for å måle, vurdere og forbedre våre tjenester, og er en viktig del av vår dialog med brukerne. Undersøkelsene gir informasjon om tilfredshet og opplevd kvalitet på kommunale tjenester og bidrar til å videreutvikle ulike sider ved tjenestetilbudet, som servicenivå, informasjon og brukermedvirkning. Undersøkelsene følges opp i den enkelte virksomhet gjennom konkrete forbedringstiltak i ettertid.
Med unntak av utsettelsene av idrettsundersøkelsen og internbrukerundersøkelsen, er oppsatte undersøkelser planlagt gjennomført i løpet av 2022. Medarbeiderundersøkelsen er gjennomført i starten av 2022 og omtales i kapittel 5. Resultatet fra den fullførte SFO-undersøkelsen viser at barna trives på SFO, at samarbeidet med personalet på SFO er godt og at de ansatte bidrar til å skape gode rammer rundt tilbudet. Resultater fra Ungdomsundersøkelsen legges frem av KORUS Stavanger (regionalt kompetansesenter innen rus) på Stavanger kino 31. mai. Tabell 6.3 viser planlagte og fullførte brukerundersøkelser i 2022.
| Undersøkelse | Gjennomført | Planlagt |
|---|---|---|
| Oppvekst og utdanning | ||
| Skole 3, 6 og 9. trinn (foresatte) | 3. Tertial | |
| Skole 7. og 10. trinn (elever) | 3. Tertial | |
| Barnehage (foresatte) | 3. Tertial | |
| SFO 2. trinn (foresatte) | 1. Tertial | |
| Ungdomsundersøkelsen | 1. Tertial | |
| Helse og velferd | ||
| Sykehjem (pårørende) | 2. Tertial | |
| Sosialhjelpsmottakere | 3. Tertial | |
| Fysio- og ergoterapitjenesten | 3. Tertial | |
| Sykehjem dagsenter | 3. Tertial | |
| Bofellesskap PUH | 2. Tertial | |
| Bymiljø og utbygging | ||
| Idrett | Utsatt til 2023 | |
| Andre | ||
| Politisk sekretariat | 3. Tertial | |
| Medarbeiderundersøkelsen | 1. Tertial | |
| Internbrukerundersøkelsen | Utsatt til 2023 |