10.1 Internkontroll og kvalitet
God internkontroll innebærer blant annet å være systematisk og risikobasert, og være trygg på at kommunen leverer gode tjenester med riktig bruk av tilgjengelige ressurser. Internkontroll som funksjon inngår i kommunens virksomhetsstyringssystem og kvalitetssystem, og har en særlig viktig rolle i forholdet med å sikre at lover og forskrifter og overordnede instrukser og retningslinjer etterleves i tråd med kapittel 25 i kommuneloven.
Kommuneloven kapittel 25 Internkontroll
§ 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.
Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren
a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.§ 25-2 Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.
Stavanger kommune har i løpet av 2. tertial 2020 fortsatt videreutviklingen av overordnet virksomhetsstyring og internkontroll. Digital løsning for virksomhetsstyring har blitt tatt i bruk for å gi styringsinformasjon og belyse risikoområder. Det overordnede kvalitetssystemet ivaretar innmelding av avvik og hendelser i kommunen samtidig som det pågår et arbeid med å innføre en dokument- og prosessmodul som er en del av systemet. Teamorganiseringen i stabsområdet økonomi og organisasjon har bidratt til å styrke internkontrollen i kommunen.
10.1.1 Felles overordnet kvalitetssystem
Kommunens kvalitetssystem består av flere deler (moduler) som sammen skal bidra til en økt kvalitet på kommunens tjenester.
Avviks- og forbedringssystemet «Si ifra!» har i løpet av 2. tertial gått over fra implementeringsfase til driftsfase. Utvidelsen av antall hendelsestyper i forhold til tidligere har bidratt til å synliggjøre risiko innenfor mer spesifikke områder med hensyn til læring, forbedring og videre oppfølging.
Hendelsestyper i «Si ifra»
Forbedringsforslag
Tjenestekvalitet
Arbeidsmiljø / HMS
Person – Ulykke, uhell og nestenulykke
Informasjonssikkerhet og personvern
Vold og trusler
Materiell – skade, tap og svinn
Klima og miljø
Andre avvik
Arbeidet med å implementere dokument- og prosessmodulen som er en del av kvalitetssystemet pågår. Modulen skal tilrettelegge for at styringsdokumentasjon (regelverk, rutiner, prosedyrer ol.) er samlet og tilstrekkelig oppdatert. Dokumentasjonen skal deretter knyttes til sentrale arbeidsprosesser i tjenesteområdene, og være tilgjengelig for ansatte. Det har i perioden blitt utviklet en strukturplan for å sikre helhet i hvordan arbeidsprosesser og styrende dokumentasjon på ulike nivå skal bygges i systemet på tvers av tjenesteområdene. Det er også igangsatt et arbeid for å lage en forbindelse mellom systemet og kommunens intranett for å gjøre utvalgt informasjon enda mer tilgjengelig. Det har pågått et samarbeid med enkelte tjenesteområder med hensyn til å ta i bruk modulen. Tidsplan for det videre arbeidet vil avhenge av kapasitet i forbindelse med koronasituasjonen.
10.1.2 Digital løsning for virksomhetsstyring
Digital løsning for virksomhetsstyring har blitt videreutviklet i perioden. Løsningen er gjort tilgjengelig for ledere i Stavanger kommune (fra kommunedirektør til avdelingssjefer og virksomhetsledere).
I løpet av 2. tertial har økonomidata blitt gjort tilgjengelig i systemet gjennom bruk av kommunens datasjø. Det pågår et arbeid med å kvalitetssikre disse tallene. Virksomhetsstyringssystemet består frem til nå av styringsinformasjon knyttet til områdene internkontroll, økonomi, årsverk, sykefravær, forvaltningsrevisjoner, tekstvedtak og rapportering i forbindelse med COVID-19. Systemet skal bidra til å gi ledere et helhetlig bilde av egen organisasjon.
Rapportering innen internkontroll kalt «Leders sjekkliste» ble noe redusert for 1. tertial på grunn av kapasitetshensyn og koronasituasjonen. Til tross for dette bidro resultatene til å belyse enkelte risikoområder i kommunen. Disse risikoområdene har blitt fulgt opp av ansvarlige fagavdelinger og team i løpet av 2. tertial. Det har blitt gjennomført ny rapportering for 2. tertial blant kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i kommunen innenfor utvalgte internkontrollområder.
Internkontrollområder i Leders sjekkliste for 2. tertial 2020:
Styring
Medarbeidere
Økonomi
Informasjonssikkerhet og personvern
HMS / arbeidsmiljø
Innkjøp
Beredskap
Arkiv
Koronasituasjonen har hatt en stor påvirkning på driften i tjenesteområdene, og ført til utsettelser på enkelte oppgaver av hensyn til blant annet smitterisiko. Generelt sett ser det ut til at avdelinger og virksomheter i kommunen har god internkontroll knyttet til punktene i sjekklisten. Basert på svar fra ledere i kommunen er det enkelte risikoområder som krever særlig oppfølging videre i 2020:
- Redusert tjenestetilbud som for eksempel av et redusert aktivitetstilbud av hensyn til smitterisiko, og en risiko for manglende bemanning særlig innenfor oppvekst og utdanning, og helse og velferd.
- Jevnlig oppdatering av risikovurderinger knyttet til områdene HMS, vold og trusler, beredskap og informasjonssikkerhet
- Øving i virksomhetene på aktuelle situasjoner knyttet til vold og trusler og beredskap
- Gjennomføring av medarbeidersamtaler
10.1.3 Teamorganisering og internkontroll
Teamorganisering i stabsområdet økonomi og organisasjon har bidratt til å styrke internkontrollen i Stavanger kommune. Team for overordnet internkontroll inngår som ett av disse teamene. Teamets mandat består av å ivareta og videreutvikle kommunens helhetlige internkontroll på systemnivå i henhold til kommunelovens kapittel 25. Dette innebærer å danne et helhetsbilde for kommunedirektøren av hvordan kommunen ivaretar og følger opp internkontrollen, og hvordan dette er knyttet sammen med øvrig styring og ledelse. Teamet har i perioden begynt å kartlegge hvordan internkontroll knyttet til støtteprosesser (bl.a. økonomi, informasjonssikkerhet, personal og anskaffelser) gjennomføres i kommunen i dag. Hensikten er å identifisere potensielle forbedrings– og effektiviseringsområder.
10.2 Tilsyn og revisjoner
Forvaltningsrevisjon 2020 | Merknad |
---|---|
Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelser | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvern | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeid | Ferdigbehandlet - Kommunestyret via kontrollutvalget orienteres når nytt system som bygger på Oslo-modellen er tatt i bruk. |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesaker | Bystyrebehandling 28.5.18. Oppfølgingsrapport innen to år |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjon | Ferdigbehandlet 28.5.18 - Tilleggsforslag følges opp i egen sak |
Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering | 29.10.18: Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapp. innenfor området i neste valgperiode 2019-2022. |
Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefravær | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhet | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslep | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Skolehelsetjenesten | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKS | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll Stavanger konserthus | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKS | Ferdigbehandlet 30.09.19. Oppfølgingsrapport ønskes i løpet av denne kommunestyreperioden (2019-2022) |
Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS | Rapport under arbeid |
Selskapskontroll Stavanger Forum AS | Utsatt - avventer rapport |
Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivå | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Internkontroll | Ferdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt |
Forvaltningsrevisjon - Barnevern | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskudd | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosetting | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Klimagassutslipp | Ny bestilling av rapport utsatt |
Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkeregler | Oppfølging under behandling - Kontrollutvalget 21.09.20 |
Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livet | Oppfølging til politisk behandling i kommunestyret 31.08.20 |
Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjoner | Oppfølging under behandling - Kontrollutvalget 21.09.20 |
Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehager | Oppfølging under behandling |
Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport | Politisk behandling 17.2.20. Oppfølging til behandling etter 6 mnd. |
Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudet | Rapport under arbeid |
Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats | Rapport under arbeid |
Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering | Forvaltningsrevisjonsrapport bestilt 17.02.20. Vedtak i Kontrollutvalget 01.04.20 - utsettes til ny vurdering i 2021. |
Forvaltningsrevisjon - Krisehåndtering og lærdommer i forbindelse med korona-utbruddet | Oppstart mai 2020 - Forvaltningsrevisjonen skal dekke hele perioden med håndteringen av virusutbruddet og kan ikke avsluttes for tidlig - derfor ikke leveringsfrist innen 2020. |
Tilsyn 2. tertial 2020 |
---|
Arbeidstilsynet |
Postalt tilsyn AML/fysiske arbeidsmiljø i 1 bofellesskap |
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap |
Branntilsyn i 3 skoler (2 dokumenttilsyn og 1 tilsyn) |
Branntilsyn i 4 barnehager (2 dokumenttilsyn og 2 tilsyn) |
Branntilsyn i 2 sykehjem (2 dokumenttilsyn) |