6.1 Innledning

Koronapandemien medførte at flere utviklings- og utredningsoppgaver som skulle igangsettes 1. tertial ble noe forskjøvet. Arbeid med prosjekter som ny arbeidsgiverstrategi, utarbeiding av livsfasepolitikk, utvikling av heltidskultur i Stavanger kommune samt organisering av kommunale foretak har i dette tertialet startet opp igjen.

 Sykefraværet følges tett. Normalt vises det i 2. tertial til sykefraværstall for 1. halvår, men på grunn av den spesielle situasjonen inkluderes nå også juli og august måned i statistikken. Tall for juli og august er noe usikre, og det vil derfor kunne bli noen mindre justeringer av disse tallene i ettertid. Samlet sykefravær i Stavanger kommune var 7,9 prosent i perioden januar til og med august, noe som tilsvarer en reduksjon på 0,3 prosentpoeng fra samme periode i fjor. Det forventes at fraværet vil bli noe høyere utover høsten både fordi antall smittede av korona kan øke, men også fordi ansatte må holde seg hjemme ved forkjølelseslignende symptomer.

6.2 Ny visjon

«Vi bygger fellesskap» ble i juni 2020 vedtatt som ny visjon for Stavanger kommune. Visjonen henviser til det overordnede samfunnsoppdraget kommunen har, samtidig som den peker på ansvaret for å bygge opp om de mange små fellesskapene i samfunnet og understreker at fellesskap er viktigere enn noen gang. Det arbeides nå med planer for hvordan man på en god måte kan innarbeide den nye visjonen i organisasjonen. Nye verdier er en del av arbeidsgiverstrategien, og vil bli presentert i sammenheng med denne.

6.3 Ledelse og organisering

Det har vært en krevende og uforutsigbar tid for ledere i alle ledd av organisasjonen det siste halve året. Arbeidshverdagen har for mange vært preget av mye administrasjon og nye måter å organisere arbeidet på som følge av økt smittevern og økt fravær blant ansatte.

Samarbeidet mellom kommunedirektør, tillitsvalgte og hovedverneombud har siden mars blitt forsterket (omtalt i kap. 5). Også de regelmessige samarbeidsmøtene med Oppvekst og utdanning og Helse og velferd har fortsatt.

Det har vært lite smitte lokalt i løpet av 2. tertial, det har derfor skjedd en gradvis tilbakeføring til arbeidsplassen for ansatte som ble omdisponert i 1. tertial. Det har ikke vært behov for å omdisponere ansatte med helsefaglig kompetanse til Helse og velferd i denne perioden.

I perioden har få ledere kontaktet «Lederstøtte-telefonen» for å få veiledning om arbeidsrettslige spørsmål knyttet til koronasituasjonen. Antall henvendelser har økt noe i august, særlig i forbindelse med oppstart av skoler og barnehager.

Utviklings- og opplæringsprogram for ledere

Lederutviklingsprogrammet «FOR ANDRE» startet opp i mai 2019, og siste samling ble gjennomført i august 2020. Ledere på nivå 1-3 (kommunedirektør, direktører og kommunalsjefer/avdelingssjefer) har deltatt på fem samlinger med ulike tema innenfor ledelse. Kommunedirektøren vurderer at det er viktig at kommunens øverste ledelse møtes for å stimulere til samhandling og arbeid på tvers, og vil fortsette med jevnlige samlinger for direktører og kommunalsjefer/avdelingssjefer.

Generelt har kurs- og opplæring av ledere vært vanskelig å planlegge og gjennomføre i perioden på grunn av koronasituasjonen.

Ny arbeidsgiverstrategi

Kommunedirektøren har startet utarbeidelsen av en ny arbeidsgiverstrategi tilpasset den nye kommunen og framtidens arbeidsliv. Arbeidet tar utgangspunkt i de utfordringer kommunen står overfor og skal gi rammer for kommunedirektørens utøvende arbeidsgiveransvar, samt bidra til å sette mål og strategier for utviklingen av kommunen som organisasjon og arbeidsgiver.

Det er etablert en arbeidsgruppe bestående av fire ledere og fire hovedtillitsvalgte som skal utarbeide innholdet i arbeidsgiverstrategien. Arbeidet startet i januar, og etter et opphold i arbeidet som følge av korona, er det gjennomført tre samlinger for arbeidsgruppen i juni og august 2020. For å sikre tilstrekkelig forankring og involvering i organisasjonen, er politisk behandling i utvalg for arbeidsliv og lønn flyttet til desember 2020, med endelig behandling i kommunestyret tidlig 2021.

Heltidskultur og livsfasepolitikk

Det er startet opp et prosjekt for å utvikle en sterkere heltidskultur i Stavanger kommune. Målet med en sterk heltidskultur er at ansatte som hovedregel skal ha store stillingsstørrelser. Dette vil gi bedre tjenester for brukerne, bedre arbeidsforhold for medarbeidere og bedre rammer for ledelse. Det er etablert en arbeidsgruppe med deltakere fra administrasjonen og med ansattes representanter, og gruppen skal i første omgang utarbeide en handlingsplan for heltidskultur og å gi forslag til mulige implementeringsaktiviteter i organisasjonen.

Økt arbeidsdeltakelse er et viktig virkemiddel for å sikre kommunen tilstrekkelig arbeidskraft i framtiden. Kommunedirektøren vil utarbeide en livsfasepolitikk som skal bidra til å øke arbeidsdeltakelsen, og rette tiltak mot ansatte i alle aldre og livsfaser. Arbeidet startet opp i august 2020 og vil fortsette utover høsten.

Organisering av kommunale foretak

Kommunestyret ba i oktober 2019 kommunedirektøren om å fremme en sak om framtidig organisering av de kommunale foretakene. Arbeidet ble startet opp i januar 2020, men ble midlertidig stanset fra 12. mars til 4. mai på grunn av koronapandemien. Konsulentselskapet PwC leverte i juni en ekstern utredning med sin anbefaling. Det har vært bred medvirkning i prosessen fra interne aktører, og det ble tidlig i september gjennomført en intern høringskonferanse mellom foretakene, tillitsvalgte og basisorganisasjonen. I forlengelsen av konferansen var det også mulig å sende inn skriftlige innspill. Kommunedirektøren vil legge fram sin anbefaling i forbindelse med behandlingen av Handlings- og økonomiplan 2021-2024.

6.4 Rekruttering og kompetanse

Som følge av koronapandemien har det i perioden vært behov for å rekruttere personell til blant annet smittesporing, koronatelefon og testing. På grunn av økt aktivitet jobbes det også med videre rekruttering innen helse og velferd. Ettersom situasjonen omkring pandemien er usikker og ser ut til å vedvare, vil det også være nødvendig å rekruttere eksternt personell i midlertidige stillinger utover høsten/våren.  Disse stillingene har i hovedsak blitt besatt gjennom ekstern rekruttering, samt gjennom intern omdisponering av egne ressurser i eget tjenesteområde.

Den nasjonale utfordringen med å rekruttere sykepleiere merkes fortsatt også lokalt. Det jobbes systematisk med tiltak for å rekruttere og beholde sykepleiere. En kartlegging i august 2020 viste at det var ledige sykepleierstillinger ved 8 av 15 virksomheter i Helse og velferd. Rekruttering til fastlegehjemler er en annen rekrutteringsutfordring som er både nasjonal og lokal. Regjeringen publiserte i mai en handlingsplan for allmennlegetjenesten, men inntil de sentrale tiltakene vil ha full effekt i 2024, vil det aktivt arbeides med tiltak for å rekruttere og beholde fastleger, for eksempel gjennom rekrutteringstilskudd.

På skolene var søkermassen til ledige stillinger noe mer begrenset i 2. tertial sammenlignet med i vår. For barnetrinnet er det fortsatt mest utfordrende å få tak i lærere med utdanning rettet mot 1.-7. trinn.

Andelen pedagoger i stavangerbarnehagen har økt, men den nye pedagognormen for barnehagene innebærer at det fortsatt er behov for å rekruttere flere barnehagelærere. Tiltak som skal bidra til økt rekruttering, er eksempelvis jevnlig oppdatering og fornying av hjemmesidene med tekst og nye filmer. Gjennom dette informeres det om stavangerbarnehagen samtidig som det oppfordres det til å søke på ledige stillinger. Også gjennom universitetsbarnehagesatsningen og praksisbarnehageordningen oppfordres studenter i praksis til å velge stavangerbarnehagen som sin framtidige arbeidsplass.

Til utlyste stillinger i bymiljø og utvikling, samt by- og samfunnsplanlegging har tilgangen på kandidater til prosjektlederstillinger vært god. Det har vært noe mer krevende å rekruttere til lederstillinger.

6.5 Sykefravær

Samlet sykefravær i Stavanger kommune var 7,9 prosent i perioden januar til og med august, og innebærer en reduksjon på 0,3 prosentpoeng fra samme periode i fjor. Sykefraværet var på nivå med, eller lavere enn alle måneder hittil i 2020 sammenlignet med 2018 og 2019, med unntak av mars. På dette tidspunktet måtte mange ansatte innen helse og velferd i karantene uten mulighet til å jobbe hjemmefra på grunn av koronasituasjonen, og dette ble registrert som sykefravær. Etter mars måned har sykefraværet vært på nivå med fjoråret.

Figur 6.2 gir oversikt over både korttids- og langtidsfraværet, og begge størrelser har etter mars måned holdt seg lavere eller på cirka samme nivå som på samme tid i 2019. Det er stor usikkerhet framover når det gjelder koronasmitte og fravær knyttet til denne situasjonen, men mest sannsynlig vil kortidsfraværet øke utover høsten.

Figur 6.3 viser sykefraværet fordelt på kommunens tjenesteområder. Tjenesteområdene Helse og velferd og Oppvekst og utdanning har det høyeste sykefraværet, det er også flest ansatte innen disse to områdene. Oppvekst og utdanning utgjør 52 prosent av kommunens årsverk, og hadde fra januar til og med august et samlet sykefravær på 7,5 prosent. Dette var en nedgang på 0,6 prosentpoeng sammenliknet med samme periode i fjor, nedgangen gjaldt både korttids- og langtidsfraværet. Det er lite tegn til tydelig koronarelatert sykefravær på området samlet så langt, men utviklingen følges tett og det er god beredskap på smittesporing.

Tjenesteområdet Helse og velferd utgjør 36 prosent av kommunens årsverk, og hadde fra januar til og med august 2020 et samlet sykefravær på 9,3 prosent, noe som innebar en økning på 0,1 prosentpoeng fra samme periode i 2019. Det er samlet lite tegn til koronarelatert sykefravær, med unntak av i mars måned.

Utvalgte områder

Sykefraværet varierer fra område til område i kommunen, og områder med høyt sykefravær over flere år følges spesielt nøye. Figur 6.4 gir oversikt over sykefraværet fra januar til og med august de siste tre årene for de største virksomhetsområdene i kommunen. Oversikten viser også sykefravær blant lærlinger.

Innen Oppvekst og utdanning har skoleområdet hatt en nedgang i sykefraværet på 1,6 prosentpoeng siden i fjoråret. Nedgangen gjelder både korttids- og langtidsfraværet. Nedgangen i sykefraværet var særlig innen ordinær barneskole og SFO. Koronapandemien har i liten grad påvirket det samlede korttidssykefraværet innen skoleområdet så langt, men enkelte skoler har et høyere korttidsfravær i august enn tidligere år. Også på barnehageområdet er det så langt kun enkeltbarnehager som viser et høyere sykefravær i august enn tidligere år.

Sykehjemsområdet hadde en nedgang på 1,4 prosentpoeng fra 2019. Nedgangen var knyttet til langtidsfravær i hele perioden. Det er ingen tydelig samlet tendens til oppgang i korttidsfravær i august, men enkelte sykehjem har et høyere sykefravær.

For bofellesskapene var økningen i sykefravær på 1,2 prosentpoeng. Økningen var i hovedsak knyttet til langtidsfravær, med unntak av et høyt korttidsfravær i mars.

På øvrige områder har det vært mindre endringer i sykefraværet.

Sykefraværsinnsats «Sammen for et redusert sykefravær»

I prosjektet «Sammen for et redusert sykefravær» arbeides det målrettet med ledere i utvalgte avdelinger og virksomheter innen barnehager og sykehjem for å styrke deres kompetanse til å jobbe forebyggende med arbeidsmiljøet og følge opp sykemeldte i egen virksomhet. Etter at koronapandemien startet i mars har det vært lav aktivitet i prosjektet. Barnehagene måtte stenge en periode i vår, og både barnehager og sykehjem har brukt mye tid og oppmerksomhet på å gjennomføre ulike smitteverntiltak. Disse smitteverntiltakene har også innebåret restriksjoner når det gjelder besøk utenfra. Lederne som deltar i sykefraværsprosjektet har måttet prioritere oppgaver knyttet til korona, samtidig som det i vår har vært vanskelig å gjennomføre møter, kurs og opplæring som planlagt. Dette er årsaken til at det har vært lavere aktivitet i prosjektet og som gjør det vanskelig å bedømme om innsatsen har hatt effekt. I framstillingen nedenfor er det derfor valgt å kommentere utvikling i sykefraværet gjennom hele prosjektperioden, og ikke bare de siste månedene.

Prosjektbarnehagene utgjør omtrent en tredjedel av alle barnehageårsverk, og har i perioden juli 2019 til august 2020 hatt 3,1 prosentpoeng bedre utvikling i sykefraværet enn øvrige barnehager sammenliknet med samme periode ett år før. Nedgangen er i hovedsak knyttet til langtidsfraværet.

På sykehjemsområdet var det noe forberedende arbeid høsten 2019, og prosjektet startet opp på fire sykehjem januar 2020, både med forankring og oppfølging av sykemeldte. De fire sykehjemmene har i prosjektperioden januar 2020 til august 2020 hatt 1,7 prosentpoeng bedre utvikling i sykefravær enn øvrige sykehjem sammenliknet med samme periode ett år før. Også her er nedgangen hovedsakelig knyttet til langtidsfraværet.

6.6 Arbeidsmiljø og HMS

Arbeidsmiljø under koronapandemien

Ansatte på alle nivå i kommunen har det siste halve året måttet tilpasse seg nye måter å jobbe på grunn av koronasituasjonen. Hovedarbeidsmiljøutvalget har siden mars måned hatt hyppigere møter, med oppmerksomhet på arbeidsgivers og vernetjenestens arbeid med å sikre arbeidsmiljøet under koronapandemien

Det arbeides fortløpende med å tydeliggjøre arbeidsgivers ansvar for et forsvarlig arbeidsmiljø under koronapandemien. Ulike hjelpeverktøy og informasjonstiltak er iverksatt.

For ansatte med kontorarbeidsplasser har det etter sommeren skjedd en forsiktig tilbakeføring til arbeidsplassen. Disse tilbakeføringsreglene er nærmere omtalt i kapittel 6. Til tross for lav smitte i regionen er det viktig å beholde kontroll over situasjonen, og ansatte uten brukerkontakt må derfor belage seg på delvis hjemmekontor også i høst.

Etter oppdrag fra hovedarbeidsmiljøutvalget, skal det gjennomføres en kartlegging av arbeidsmiljø ved bruk av midlertidig hjemmekontor. Hensikten er å identifisere lærings- og forbedringspunkter for å ivareta krav i lov og forskrift.

Møter og kurs har i perioden hovedsakelig blitt gjennomført digitalt, med noen unntak. Nærmere retningslinjer for dette er kommentert i kapittel 6.

Kommunikasjonslinjene ut til vernetjenesten er styrket denne perioden. En digital nettverkssamling for alle verneombudene er gjennomført. I tillegg sender hovedverneombudet jevnlig ut nyhetsbrev med koronarelatert informasjon til alle verneombudene.

HMS-organisering i ny kommune

Tilpasning av HMS-organiseringen i ny kommune har pågått også i 2. tertial. Alle tjenesteområder har nå hatt en gjennomgang av sine verneområder, arbeidsmiljøutvalg og HMS-grupper. Verneområdene er vedtatt i de fleste arbeidsmiljøutvalgene.

HMS-kompetanse

Under koronapandemien er lovpålagt HMS-opplæring for ledere, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og verneombud utsatt. Opplæringen foregår vanligvis som klasseromsundervisning. Gjennomføring av HMS-opplæringen vurderes fortløpende ut fra smittevernhensyn, men som en midlertidig løsning tilbys grunnkurs i arbeidsmiljø som e-læring. Det tildeles opplæringsplaner bestående av eksisterende e-læringskurs innen HMS og arbeidsmiljø. I samarbeid med KS og andre storbykommuner bidrar Stavanger kommune inn i arbeidet med å utvikle e-læringskurs i grunnkurs om arbeidsmiljø. E-læringskurset blir tilpasset arbeidsmiljørisiko i kommunal sektor og har økt læringsutbytte som mål.

Anskaffelse av nytt stoffkartotek og eksponeringsregister

Stoffkartotek og eksponeringsregister

Stoffkartotek er en samling informasjon og kunnskap om farlige kjemikalier som brukes i virksomheten. Stoffkartoteket skal også inneholder oversikt over andre helseskadelige stoffer og helsefarlig biologisk materiale. Hensikten er å sikre trygg håndtering og oppbevaring av kjemikaliene og at ansatte vet hvordan de beskytter seg mot helseskadelig påvirkning på kort og lang sikt.

Eksponeringsregister er et register over arbeidstakere som blir utsatt for visse helseskadelige forhold blant annet kreftfremkallende kjemikalier, asbest og biologiske faktorer, i sitt arbeid. Bedriftshelsetjenesten kan bistå arbeidsgiver i vurderingen av hvilke arbeidstakere som skal være registrert.

Arbeidet med anskaffelse av nytt stoffkartotek og eksponeringsregister er startet opp. Det er krav til at arbeidsgiver skal ha stoffkartotek for helsefarlige stoffer, jf. forskrift om utførelse av arbeid¹. Forskriften regulerer også at arbeidsgiver skal føre register (eksponeringsregister) over arbeidstakere som kan bli, eller har vært eksponert for biologiske faktorer, herunder koronasmitte. Dagens løsning for stoffkartotek inkluderer ikke eksponeringsregister. Det tilrettelegges nå for å ta i bruk en midlertidig løsning for eksponeringsregister, inntil nytt stoffkartotek med eksponeringsregister er tatt i bruk.

Tobakksfri arbeidstid

I arbeidet med kommunesammenslåing, ble retningslinjer om tobakksfri arbeidstid harmonisert. Ny rutine for røykfri arbeidsplass ble gjeldende fra 01.01.2020. Forbudet gjelder også bruk av e-sigaretter, samt bruk av snus i skoler og barnehager. For å gjøre retningslinjene kjent i organisasjonen og bygge en god kultur rundt dette, skal det gjennomføres en holdnings- og informasjonskampanje i løpet av høsten 2020.

Forebygging av vold og trusler

Det skal etableres system for opplæring i forebygging av vold og trusler, men arbeidet er utsatt på grunn av koronapandemien. Opplæringen vil ha ulik tilnærming og omfang, avhengig av aktuell risiko for vold og trusler i virksomhetene. Ulike opplæringstiltak planlegges nå startet opp, under forutsetning av at nødvendige smittevernhensyn kan ivaretas.

6.7 Avvik og forbedring

I 2. tertial 2020 ble det rapportert 1636 avvikssaker i kvalitetssystemet «Si ifra!», noe som tilsvarer samme antall saker som på samme tidspunkt i fjor. Av hendelsene som ble registrert i perioden, utgjorde vold og trusler 51 prosent av sakene.

18 prosent av innrapporterte avvik i 2020 gikk over datofrist for behandling. Dette var en nedgang på 12 prosentpoeng fra 1. til 2. tertial 2020. Dette tyder på at ledere har tilegnet seg mer kunnskap om hvordan avvik skal behandles og lukkes i nytt avvikssystem. Selv om utviklingen er positiv, er det fortsatt flere virksomheter som ikke har tatt i bruk «Si ifra!». Trolig kan noe av dette skyldes at det er manglende kompetanse når det gjelder bruken av systemet.

Innmeldte avvik og forbedringsforslag er en viktig kilde til informasjon om risikoområder i kommunen og bør brukes aktivt ved kartlegging av risiko, både på virksomhetsnivå og på tjenestenivå. Status på avvik rapporteres og følges opp i ulike fora, avhengig av hvilken type avvik det gjelder, samt alvorlighetsgrad.

I kvalitetssystemet er det lagt til rette for rapportering av avvik som har tilknytning til koronapandemien. Det var en nedgang på 10 prosentpoeng av koronarelaterte avvik fra 1. til 2. tertial. Av avvikene rapportert inn i denne kategorien omhandlet 70 prosent av sakene mulig smittefare.

6.8 Ansatte

I Stavanger kommune var det per 31. august 8734 årsverk. Dette inkluderer fast ansatte, vikarer, lærlinger og ansatte i lønnet permisjon. I tillegg kommer ansatte på timelønn (ekstrahjelp/ringevikarer) og innleie av vikarer fra vikarbyrå. Dette er en økning på 76 årsverk siden første tertial, og halvparten av disse er nye lærlinger.

Oppvekst og utdanning hadde en liten nedgang i antall årsverk siden forrige kvartal. Det har vært en nedgang i antall barn i barnehagealder i Stavanger kommune siste året og en økning i antall barn i skolealder. Helse og velferd hadde en økning på 38 årsverk, og denne økningen er henger sammen med at kommunen overtok et privat drevet sykehjem i juli 2020.

Lærlinger utgjorde per 31. august 208 årsverk, og innebar en forventet økning på 35 lærlinger fra 1. tertial.

Øvrige endringer var små, og regnes som normale justeringer i løpet av året. Det er en nedgang i perioden knyttet til vikarer og midlertidige årsverk. Det innebærer at den samlede økningen i årsverk er knyttet til faste stillinger.

Tjenesteområde	Årsverk 30.04.20	Årsverk 31.08.20	Endring i årsverk (antall)	Endring i årsverk (prosent)
Oppvekst og utdanning	4554	4549	-5	-0,1 %
Helse og velferd	3144	3182	+38	1,2 %
Bymiljø og utbygging	251	249	-2	-0,8 %
By- og samfunnsplanlegging	108	114	+6	5,6 %
Innbygger- og samfunnskontakt	92	95	+3	3,3 %
Kommunedirektør, stab og støtte*	312	313	+1	0,3 %
Lærlinger	173	208	+35	20,2 %
Annet (tillitsvalgte mm)	24	24	+0 -	0,0 %
Stavanger kommune samlet	8658	8734	+76	0,9 %
*
Kommunedirektør, stab og støtte inkluderer Innovasjon og støttetjenester, Økonomi og organisasjon, kommuneadvokaten, prosjektkontor og kommunedirektøren.