10.1 Innledning
Kommuneloven
Kommuneloven kapittel 25 Internkontroll§ 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren
a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.§ 25-2 Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.
God internkontroll innebærer blant annet å være systematisk og risikobasert, og være trygg på at kommunen leverer gode tjenester med riktig bruk av tilgjengelige ressurser. Internkontroll som funksjon inngår i kommunens virksomhetsstyringssystem og kvalitetssystem, og har en særlig viktig rolle i forholdet med å sikre at lover og forskrifter, overordnede instrukser og retningslinjer etterleves i tråd med kapitel 25 i kommuneloven.
Stavanger kommune har kontinuerlig oppmerksomhet med hensyn til å ivareta internkontroll som en integrert del av øvrig styring og ledelse, og har i løpet av 2. tertial 2021 fortsatt dette arbeidet. På overordnet nivå innebærer dette å videreutvikle systemer og prosesser for å bidra til læring og forbedring i organisasjonen. Dette består blant annet av utvikling av kommunens helhetlige kvalitetssystem, virksomhetsstyringssystemet «Plattformen», og overordnet arbeid knyttet til risikostyring, personvern, delegeringsreglement og internkontrollrapportering.
10.2 Helhetlig kvalitetssystem
Kommunens kvalitetssystem består av flere deler (moduler) som sammen skal bidra til økt kvalitet på kommunens tjenester. Dette omfatter:
- «Si ifra!» – innmelding av avvik, hendelser og forbedringsforslag (i drift)
- Digital kanal for varsling av mulige kritikkverdige forhold (i drift)
- Eksponeringsregister (drift)
- Dokument- og prosessmodul – visning av prosesser med tilhørende dokumenter (under utvikling/implementering)
- Risikomodul – verktøy for utarbeidelse av risikovurderinger og håndtering av kartlagte risikoområder (under utvikling)
- Skjemamodul – utvikling av standardiserte skjema/sjekklister (under utprøving i tjenesteområdet bymiljø og utbygging, og stabsområdet økonomi og organisasjon)
- Aktivitetsmodul – utvikling av for eksempel årshjul (under utprøving i tjenesteområdet bymiljø og utbygging, og stabsområdet økonomi og organisasjon)
10.2.1 Si ifra!
«Si ifra!» er kommunens løsning for å melde inn avvik og forbedringsforslag. Løsningen er en viktig del av kommunens internkontroll ved å bidra til å fange opp problemer og legge til rette for systematisk oppfølging. Innmeldte avvik skal brukes som grunnlag for utarbeidelse av risikovurderinger i kommunen, både på virksomhets- og tjenesteområdenivå. Status på avvik og forbedringsforslag rapporteres og følges opp i ulike fora, avhengig av hendelsestype og alvorlighetsgrad.
Per 31. august 2021 er det rapportert 4120 saker i kvalitetssystemet «Si ifra!», som tilsvarer en økning på 20 prosent i forhold til samme periode i 2020. Av de sakene som er innmeldt gjelder 48 prosent vold og trusler. Hittil i år er det også meldt inn 115 forbedringsforslag, som innebærer en nedgang på 18 prosent i forhold til samme periode i 2020.
Det er også lagt til rette for rapportering av avvik knyttet til koronapandemien. Hittil i år er det registret 48 hendelser, som innebærer en nedgang på 29 prosent i forhold til samme periode i 2020.
10.2.2 Dokument- og prosessmodul
Dokument- og prosessmodulen i kvalitetssystemet skal bidra til at styrings- og gjennomføringsdokumentasjon (planer, regelverk, rutiner, prosedyrer ol.) er samlet, godkjent og oppdatert. Opplæringsmateriell for ansatte og prosessansvarlige er utarbeidet i perioden og vil videreutvikles i løpet av høsten 2021.
Stabsområdene økonomi og organisasjon, samt innovasjon og støttetjenester, har i perioden hatt særlig oppmerksomhet på utviklingen av støtteprosessene som ligger i dokumentmodulen. Rutiner knyttet til personal og økonomi er i tillegg gjort tilgjengelig på kommunens intranett. Tjenesteområdet helse og velferd er i ferd med å ferdigstille struktur og dokumentoverførsel i systemet. Dette arbeidet har vært spesielt viktig for å bevare eksisterende rutiner ved overgang til nytt kvalitetssystem. QLM (gammelt kvalitetssystem for helse og velferd) avsluttes innen utgangen av 2021.
10.3 Plattformen – virksomhetsstyringssystem
Virksomhetsstyringssystemet Plattformen består av styringsinformasjon knyttet til områdene internkontroll, økonomi, årsverk, sykefravær, forvaltningsrevisjoner og tekstvedtak. Systemet skal bidra til å gi ledere (fra kommunedirektør til avdelingssjefer og virksomhetsledere) et helhetlig bilde av egen organisasjon.
I løpet av 2. tertial er plattformens nye grensesnitt publisert. Grensesnittet er oppdatert med nytt utseende og forenklet oppbygning med hensikt å styrke brukervennligheten i den digitale løsningen. I perioden er det også utarbeidet et oppsett for 10 faktor (Medarbeiderundersøkelsen), som vil bli tatt i bruk av ledere i forbindelse med gjennomføring av kommende undersøkelser.
Det pågår et arbeid for å kartlegge og utvikle indikatorer som blant annet etterspørres i måneds-, tertial- og årsrapportering. Dette skal bidra til forenklet rapportering og bedre styring av kommunens måloppnåelse. Dette arbeidet vil fortsette i 3. tertial.
10.4 Leders sjekkliste
Utvalgte internkontrollområder
Internkontrollområder:
- Styring
- Medarbeidere
- Økonomi
- Informasjonssikkerhet og personvern
- HMS / arbeidsmiljø
- Innkjøp
- Arkiv
- Beredskap
Leders sjekkliste består av spørsmål om status for utvalgte internkontrollområder. Sjekklisten besvares i forbindelse med tertial- og årsrapporteringen av kommunalsjefer, avdelingssjefer og virksomhetsledere i kommunen. Formålet med sjekklisten er å bidra til helhetlig internkontroll ved å tilby en felles huskeliste og kontrolltiltak for ledere i avviks- og forbedringsarbeidet. Innholdet i sjekklisten tilpasses med hensyn til aktuell risiko og relevans.
Avdekkede risikoområder videreformidles til ledergrupper i tjenesteområdene, hovedarbeidsmiljøutvalg, arbeidsmiljøutvalg og til avdelinger med faglig ansvar for internkontrollområdene, og brukes videre i kommunens forbedringsarbeid.
Samlet svarprosent for kommunen var 73,6 prosent for 2. tertial 2021. Til sammenligning var andelen besvarte ved fristen for 1. tertial 60 prosent. De innsendte svarene gir et bilde av at ledere generelt har god internkontroll og et bevisst forhold til de utvalgte internkontrollområdene. Besvarelsene fra 2. tertial peker blant annet på utfordringer som følge av koronasituasjonen knyttet til utsettelser av øvelser innenfor vold og trusler, og beredskapsplaner.
Etter snart to år med bruk av leders sjekkliste, er det høstet erfaringer som tilsier et behov for å videreutvikle sjekklisten for å sikre et bedre kunnskapsgrunnlag og oppfølging innen internkontroll. I 3. tertial vil det jobbes særlig med tilpasninger som i større grad bidrar til å måle utviklingen over tid og i så måte gi ledere bedre styringsinformasjon.
10.5 Personvern
Artikkel 5 nr. 1
Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1:Personvernforordningen artikkel 5 nr. 1:
Personopplysninger skal
a) behandles på en lovlig, rettferdig og åpen måte med hensyn til den registrerte («lovlighet, rettferdighet og åpenhet»),
b) samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål og ikke viderebehandles på en måte som er uforenlig med disse formålene; viderebehandling for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål skal, i samsvar med artikkel 89 nr. 1, ikke anses som uforenlig med de opprinnelige formålene («formålsbegrensning»),
c) være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålene de behandles for («dataminimering»),
d) være korrekte og om nødvendig oppdaterte; det må treffes ethvert rimelig tiltak for å sikre at personopplysninger som er uriktige med hensyn til formålene de behandles for, uten opphold slettes eller rettes («riktighet»),
e) lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for; personopplysninger kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål i samsvar med artikkel 89 nr. 1, forutsatt at det gjennomføres egnede tekniske og organisatoriske tiltak som kreves i henhold til denne forordning for å sikre de registrertes rettigheter og friheter («lagringsbegrensning»),
f) behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, herunder vern mot uautorisert eller ulovlig behandling og mot utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade, ved bruk av egnede tekniske eller organisatoriske tiltak («integritet og konfidensialitet»).
Kommunen behandler store mengder personopplysninger i sitt daglige arbeid. Det gjør det nødvendig med gode rutiner for personvern. Styrende dokumentasjon har vært under utarbeidelse i perioden, i tråd med prinsippene for behandling av personopplysninger fastsatt i personvernforordningen (GDPR) artikkel 5 nr. 1. Dette er et viktig arbeid som skal sikre at kommunen overholder sine forpliktelser etter personvernregelverket. Arbeidet vil fortsette i 3. tertial.
Internkontroll er ledelsens verktøy for å ivareta sitt ansvar og dokumentere etterlevelse etter personvernregelverket, og de ansattes verktøy for å behandle personopplysninger på en forsvarlig og sikker måte.
Informasjonssikkerhet og personvern utgjør ett av internkontrollområdene i Leders sjekkliste. I besvarelsene fra 2. tertial har spørsmålet om medarbeidere har gjennomført opplæring innen personvern og informasjonssikkerhet flest «nei»-besvarelser av samtlige spørsmål. Spørsmålet om alle behandlinger av personopplysninger er protokollført, er også noe mange ledere svarer «nei» på.
10.6 Tilsyn og forvaltningsrevisjoner
10.6.1 Tilsyn
| Tilsyn 2021 |
|---|
| Arbeidstilsynet |
| Landsdekkende tilsyn etter Covid-19 forskriften |
| Branntilsyn |
| 14 barnehager (kun dokumenttilsyn) |
| 16 skoler (15 dokumenttilsyn) |
| 1 sykehjem (kun dokumenttilsyn) |
| 1 bydelshus (dokumenttilsyn) |
| 3 idrettsbygg |
| EL-tilsyn |
| Kontroll av 162 elektriske anlegg (verifikasjon) |
Branntilsyn
Samtlige branntilsyn som ble gjennomført i 1. tertial 2021 var dokumenttilsyn. Etterspurt dokumentasjon ble oversendt branninspektør, og det ble deretter avtalt og gjennomført et digitalt møte.
Totalt ble 10 avvik avdekket. Det ble rapportert 5 avvik, og 1 anmerkning på eier av bygg. Avvikene besto hovedsakelig av manglende dokumentasjon knyttet til kvalifisert kontroll av sikkerhetsinnretninger, og for bruk av bygget. Det ble rapportert 5 avvik og 17 anmerkninger på bruker av bygg. Avvikene var knyttet til risikovurderinger, fra analyse til handlingsplan, og dokumentasjon av opplæring og øvelser. Anmerkninger er hovedsakelig rettet mot risikovurderinger, og ønske om en grundigere vurdering av brann.
Som følge av manglende respons og/eller iverksettelse av tiltak går noen brannrapporter nå over på tvangsmulkt for å sikre oppfølging fra tilsynsmyndighet. Kjennetegn for disse byggene er at de er nye i Byggforvaltnings portefølje, og at de mangler nødvendig dokumentasjon av bygget.
I 2. tertial er det gjennomført 10 branntilsyn fordelt på barnehager og skoler. Innenfor barnehage er 3 dokumenttilsyn gjennomført med 0 avvik og 2 anmerkninger. Anmerkningene består av mangelfull dokumentasjon av øvelser. Innenfor skole er 7 tilsyn gjennomført, hvorav 6 dokumenttilsyn. Totalt er 8 avvik og 8 anmerkninger avdekket. Avvikene består av
- Mangelfull systematisk kontroll på sprinkelanlegg og andre sikkerhetsinnretninger (eier)
- Mangler på dokumentasjon på opplæring (bruker)
- Mangler på rutiner for å ivareta brannsikkerheten (bruker)
- Mangelfull opplæring og risikovurdering (bruker)
EL-tilsyn
Siden april 2020 har det blitt utført EL-tilsyn fra Lyse Elnett AS, Det lokale elektrisitetstilsyn (DLE). Kommunikasjon og koordinering skjer mellom kontaktperson i avdeling Byggforvaltning og kontaktperson hos DLE. Siden dette er 164 tilsyn utført ved tilsynstype Verifikasjon, som er en enkel kontroll av det elektriske anlegget.
Avdelingen Byggforvaltning har også internkontroll på el-anlegg fra sertifisert firma, frekvens er fra 2 til 4 år basert på risikovurdering av virksomheten som finnes på de ulike byggene.
Det er ikke gjennomført nye EL-tilsyn i 2. tertial. I perioden er det jobbet med å utføre mangler avdekket ved den større gjennomgangen av el-tilsyn som fant sted i 1. tertial.
Arbeidstilsynet
Arbeidstilsynet vedtok i løpet av 1. tertial 2021 å godkjenne bedriftshelsetjenesten i Stavanger kommune som en offentlig godkjent bedriftshelsetjeneste. Godkjenning gjelder for en periode på fem år.
Arbeidstilsynet gjennomfører siden juni 2020, et landsdekkende tilsyn etter Covid-19 forskriften. Tilsynet gjelder hvordan arbeidsgivere ivaretar smittevernet på arbeidsplasser, der arbeidsgiver skal sørge for egnet oppholdssted under innreisekarantene. Det blir gjennomført flest tilsyn i bygg og anlegg, varehandel, reparasjon av motorvogner og industri. Det er ikke utført nye tilsyn fra Arbeidstilsynet i 2. tertial.
Tilsyn – Miljørettet helsevern
Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen, og omfatter biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Helsesjefen er delegert myndighet for å utføre slike tilsyn i kommunen.
Hittil i år har ressurser knyttet til gjennomføring av tilsyn innen miljørettet helsevern blitt prioritert innen følgende områder:
- Smittesporing ved smittevernkontoret i Stavanger
- Håndtering av forespørsler knyttet til Covid-19
- Befaring og oppfølging av henvendelser knyttet til brudd på smittevernregler
- Klagesaker knyttet til støy, støv og lukt
- Klager på dyrehold
- Uttalelser til reguleringsplaner
- Behandling av søknader om oppstart av tatoveringsvirksomheter
- Planlegging og gjennomføring av badevannsprøver i juni, juli og august
10.6.2 Forvaltningsrevisjoner
| Forvaltningsrevisjoner 2021 | Merknad |
|---|---|
| Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelser | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeid | Ferdigbehandlet - Kommunestyret via kontrollutvalget orienteres når nytt system som bygger på Oslo-modellen er tatt i bruk. |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesaker | Bystyrebehandling 28.5.18. Oppfølgingsrapport innen to år |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjon | Ferdigbehandlet 28.5.18 - Tilleggsforslag følges opp i egen sak |
| Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering | 29.10.18: Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapp. innenfor området i valgperiode 2019-2022. |
| Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefravær | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhet | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslep | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Skolehelsetjenesten | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKS | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Stavanger konserthus | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKS | Ferdigbehandlet 30.09.19. Ny rapport bestilles av kontrollutvalget i Klepp i løpet av høsten 2021 |
| Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS | Tilbakemelding til eierkommunenen om oppfølging av rapporten gis via KU innen den 01.09.21. |
| Selskapskontroll Stavanger Forum AS | Utsettelse godkjent av kommunestyret |
| Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivå | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Internkontroll | Ferdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskudd | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosetting | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Klimagassutslipp | Ny bestilling av rapport utsatt |
| Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkeregler | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livet | Ny oppfølging om ett år /evt. ny rapport |
| Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjoner | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehager | Ferdigbehandlet, men Kontrollutvalget vil ha oversendt endelig konklusjon vedrørende to barnehager fra administrasjonen. |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport | Ferdigbehandlet. Kommunestyret tok den framlagte oppfølgingen av forvaltningsrevisjon Barnevern til orientering den 30.8.21 |
| Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Mobbing i skolen/skolemiljø | Til pol.beh.i KS 21.6.21. Kommunestyret ber om at saken også oversendes utvalg for oppvekst og utdanning til orientering, forankring og diskusjon. Til. beh. i Utvalg for O&U 29.9.21 |
| Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudet | Politisk behandling 8.3.21. Ferdigbehandlet .Oppfølging av rapporten om 1 år |
| Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats | Rapport under arbeid - forventes ferdig i november 2021 |
| Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering | Forvaltningsrevisjonsrapport bestilt 17.02.20. Vedtak i Kontrollutvalget 01.04.20 - utsettes til ny vurdering i 2021. |
| Forvaltningsrevisjon - Krisehåndtering og lærdommer i forbindelse med korona-utbruddet | Forvaltningsrevisjonen skal dekke hele perioden med håndteringen av virusutbruddet og kan ikke avsluttes for tidlig - prosjektet fortsetter til Stavanger er, eller er nær, tilbake til en normalsituasjon - justert til september 2021 |
| Forvaltningsrevisjon - Digitalisering/Smartby/Velferdsteknologi | Rapport under arbeid - forventet ferdig i november 2021 |
| Forvaltningsrevisjon - Effektivisering | Oppstart 2021 - Rapport under arbeid - forventes ferdig i løpet av 2021/2022 |
| Forvaltningsrevisjon - Grunnskolens håndtering av bekymringsfullt skolefravær | Rapport under arbeid - forventes ferdig i oktober 2021 |
| Forvaltningsrevisjon Oppfølging av politiske vedtak | Rapport under arbeid - forventes ferdig i oktober 2021 |