7.1 Innovasjons- og utviklingsarbeid i kommunen

I 2019 ble Stavanger kommune tildelt innovasjonsmidler fra Fylkesmannen i Rogaland til to interkommunale samarbeidsprosjekter. Digi Rogaland ble tildelt kr 3 mill. og IKART (InterKommunalt Ambulant Rehabiliteringsteam – se mer omtale under pkt. 7.2) kr 300.000.

Fylkesmannen tildelte også i år en vesentlig del av skjønnsmidlene til innovasjon og fornying til Digi Rogaland. Begrunnelse var at det forventes «at prosjektet vil gi en betydelig innovasjonseffekt for alle kommuner som deltar».

Kommunale innovasjons- og utviklingsprosjekter

Kommunalstyret for administrasjon har tildelt kr 5 mill. til innovasjons- og utviklingsprosjekter fordelt på ulike tjenesteområder som skal brukes i 2019. Tildeling skjedde etter en intern utlysning med over 30 søknader.

Flere av prosjekter er innrettet mot å utvikle digitale verktøy for å forenkle, forbedre ulike typer prosesser som gir mer tilgjengelighet for innbyggere, brukere eller ansatte. Andre prosjekter har fokus på kvalitativ tjenesteutvikling.

I løpet av 2. tertial har en mer aktivt fulgt opp prosjektene som fikk tildeling av innovasjons- og utviklingsmidler for 2019.

1. Chat bot og robotisering av saksbehandling (tildelt kr 350.000)

To ulike chat-løsninger er tatt i bruk; chat mellom innbygger og ansatt, og kommune-Kari (en «chatbot») som besvarer innbyggernes generelle spørsmål med forhåndsdefinerte svar. Chat-løsningen mellom innbygger og ansatt er godt i gang, men videreutvikling er noe forsinket på grunn av sen levering fra ekstern leverandør. Kommune-Kari er satt i drift og er i dag tilgjengelig for innbyggerne på kommunens nettside. I videre utvikling av kommune-Kari vil en arbeide med å hente informasjon fra kommunens åpne data slik at kommune-Kari for eksempel kan oppgi hvor en kan finne nærmeste ledige el-sykkel, parkeringsplass eller offentlige toalett. Robotisering av søknadsprosesser er utsatt til 4. kvartal på grunn av forsinkelse fra leverandør.

2. «Aktiv kommune» – booking av kommunens lokaler (tidligere AktivBy) (tildelt kr 200.000)

Aktiv kommune skal blant annet bidra til enklere tjenester for innbyggerne og en bedre utnyttelse av kommunens ressurser. Prosjektet er et formalisert samarbeid mellom fire kommuner (Bergen, Fjell, Ålesund og Stavanger), hvor Stavanger kommune er systemforvalter og har prosjektledelsen.

Prosjektet har i perioden jobbet med de teknologiske løsningene som kreves for å etablere et elektronisk bestillings- og informasjonssystem for lån og leie av kommunens ressurser og anlegg, lokaler, idrettshaller, gymsaler, møterom, anlegg og utstyr.

Det skal nå testes ut en løsning hvor innbyggere via Aktiv kommune sjekker at lokalet er ledig og bestiller selv. Innbyggerne vil så få en SMS eller e-post med pinkode hvor adgangssystemet gir tilgang til lokalet i den ønskede perioden. Så snart den tekniske løsninger er satt opp og testet, vil det bli prøvd ut i et lokale på Storhaug og så i Hillevåg.

3. Treffsikre prosesser i forvaltningen av utlyste midler «TRUM» (tildelt kr 750.000)

Prosjektets formål er å få til en samordnet og helhetlig digital løsning for styring, samordning, utlysning, saksbehandling og fordeling av alle tilskuddsmidler i kommunen. Behovet berører flere av tjenesteområdene og mange frivillige organisasjoner i kommunen. I dag er det til dels svært uoversiktlig for frivillige organisasjoner hvilke midler som er tilgjengelige og hvordan de kan søke. I tillegg fører en manglende helhetlig styring av prosessen til tidkrevende saksbehandling.  Styringsgruppen kom på plass litt senere enn planlagt, men arbeidet er nå startet. Kartleggingen av eksisterende forvaltning av tilskuddsordninger er i gang og høstens videre aktiviteter er under planlegging.

4. ROBin – robotisering av saksbehandling (tildelt kr 400.000)

Prosjektet er en videreføring av arbeidet med å «robotisere» enkel saksbehandling for å effektivisere arbeidsflyten. Pilotprosjektet ROBin har tidligere fått innovasjonsmidler og resultatet har vist seg både effektivt og ressursbesparende. I perioden har en arbeidet med robotisering av prosesser i Stavanger byarkiv og prosesser for migrering av data hos PPT og kemneren.

5. Helsehuset – «IKART»: InterKommunalt Ambulant Rehabiliteringsteam (tildelt kr 800.000)

Prosjektets formål er å få til intensiv tverrfaglig oppfølging for yngre personer med sammensatte behov for rehabilitering etter utskriving fra sykehus. Nasjonalt er prosjektet nytenkende; at alle kommunene innen et helseforetaks nedslagsfelt samarbeider både om klinisk oppfølging på individnivå, kompetanseheving på systemnivå og samhandling med sykehuset.

Prosjektet har kommet godt i gang med utprøving av teamet for alle de 18 kommunene i Sør-Rogaland, og siden mars har 21 brukere fra syv ulike kommuner blitt henvist til prosjektet. Midlene til prosjektlederstilling er dekket av de kommunale innovasjons- og utviklingsmidlene, mens ergoterapeut, fysioterapeut og lege er finansiert gjennom statlige tilskuddsordninger. Prosjektet søker om midler til forskning og har startet opp evaluering fra samarbeidspartnere i kommunene. Det er fortsatt nødvendig å sikre at kommunene forplikter seg til å bli med i den videre finansieringen av IKART for å gå fra prosjekt til drift i 2021.

6. Helsehuset m.fl. – «Måltidsvenn» (tildelt kr 400.000)

Prosjektet handler om å finne, kurse og støtte frivillige som kan fungere som måltidsvenn hos eldre aleneboende. I testperioden vil man først og fremst bruke sykepleierstudenter og ha deres praksisperiode som «inngang» til rollen som måltidsvenn. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom Helse og velferd, Utviklingssenteret for sykehjem og hjemmetjenester og Universitetet i Stavanger.

Prosjektet følger stort sett framdriftsplan, men har møtt noen utfordringer. Planen var at studentene og deltakerne i prosjektet både skulle planlegge, handle inn, lage mat og spise sammen. Det viste seg at deltakerne ikke kunne delta i så stor grad som forventet, eller var forhindret til å delta grunnet andre forhold. Erfaringene har ført til noen justeringer av prosjektet.  Prosjektgruppa har gjennomført en studietur til Bergen kommune som har hatt ordningen med «spisevenn» en tid for å utveksle erfaringer.  Det drøftes nå hvordan prosjektet kan videreføres.

7. «VIBA – Vurderingsverktøy av innholds-kvalitet i barnehage» (tildelt kr 900.000)

Formålet med prosjektet er å tilpasse og ta i bruk et vurderingsverktøy for å måle innholdskvalitet i Stavangerbarnehagene. Utgangspunktet er forskningsbasert kunnskap om at den innholdsmessige kvaliteten i barnehagene varierer mye, samtidig som denne er avgjørende for barns trivsel og utvikling. Det er inngått en samarbeidsavtale med Filiorum, læringsmiljøsenteret ved UiS. Prosjektet har valgt verktøyet SSTEW (Sustained Shared Thinking and Emotional well being, Scale for 2-5 year-old provision). Verktøyet er utviklet av anerkjente internasjonale forskere og er designet både for forskning, selvevaluering og utvikling. Hensikten med verktøyet er å kunne etterprøve kvalitet i barnehagen og samtidig identifisere hver enkelt barnehages styrker og svakheter. Vurderingsverktøyet er per i dag ikke tatt i bruk i Norge og må derfor tilpasses norske forhold. Det jobbes videre med tanke på tilpasning og sertifisering i Stavanger kommune.

8. «IKT-fyrtårn-skole» (tildelt kr 800.000)

Alle elever og ansatte i Stavangerskolen har sin egen digitale enhet, og en gruppe ressurspersoner er blitt frikjøpt for å hente ut gevinstene av kommunens satsing på IKT i skolen. Gruppen skal tilegne seg spisskompetanse, drive kursvirksomhet og støtte opp under utviklingsarbeid innen IKT. Prosjektet går etter planen. I perioden er det tilbudt kurs til skolene innenfor alle de programmer som er kjøpt inn sentralt, som alle lærere og elever har tilgang til. Videre er det kjøpt en del utstyr som testes og som skolene etter hvert får tilgang til. De tildelte midlene er brukt til frikjøp av pedagoger, innkjøp av utstyr og lisenser.

Innovasjonspartnerskap

Stavanger kommune er den første kommunen i Norge som har testet ut den nye anskaffelsesprosedyren innovasjonspartnerskap, i samarbeid med Innovasjon Norge, Direktoratet for forvalting og IKT (Difi) og Leverandørutviklingsprogrammet. Det er inngått partnerskapskontrakter med to leverandører om utvikling av en aktiviseringsrobot og en smartrullator med brukertilpassede applikasjoner. Målet er at disse to produktene skal gjøre brukere på korttidsopphold i sykehjem mer fysisk aktive og selvhjulpne. Utviklingsløpet er nå ferdig, Stavanger kommune har akseptert de ferdig utviklede løsningene og har til hensikt å kjøpe de ferdig utviklede løsningene.

7.2 Digitalisering

Digi Rogaland

Arbeidet med å samordne digitaliseringsarbeidet fortsetter med full styrke. Med en felles innsats ønsker Rogaland å bli et foregangsfylke på digitaliseringsområdet. Stavanger kommune leder arbeidet gjennom sekretariatet.  Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen.

Styringsgruppen i Digi Rogaland har i 2. tertial vedtatt en ny digitaliseringsstrategi. Arbeidet med å operasjonalisere strategien er startet.

Prosjektstøtte til utvikling og nasjonal innføring av digitale løsninger finansieres gjennom finansieringsordningen for digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor (Digifin) og KS. Kommunene må selv dekke en andel av kostnadene. For prosjektene Digihelse og Digisos anslås dette til kr 1,6 mill. for Stavanger kommune. Kostnadene vil bli dekket gjennom digitaliseringsfondet.

Pågående digitaliseringsprosjekter

Det er stor aktivitet innen det samlede digitaliseringsarbeidet i kommunen. Det er flere pågående prosjekter både nasjonale og lokale  som kan føre til forbedringer og effektivisering av arbeidet eller i oppgaveløsningen:

Nasjonale prosjekter:

Digisos

Digital søknad om sosialhjelp (Digisos) tilbys til innbyggere gjennom nav.no. Innbyggerne vil ha mulighet til å se status for søknaden gjennom nav.no og KS MinSide. Digital søknad transporteres gjennom FIKS-plattformen til kommunen slik at den inngår som del av saksbehandlingen i de kommunale fagsystemene.

DigiBarnevern

DigiBarnevern er to samarbeidsprosjekter – et statlig prosjekt og et kommunalt prosjekt – som skal øke kvaliteten i det kommunale barnevernet. Det er inngått en samarbeidsavtale mellom partene i det kommunale prosjektet. Partene i den kommunale del av prosjektet er Trondheim kommune, Oslo kommune, Bergen kommune, Stavanger kommune, Asker kommune, Kristiansand kommune, Bærum kommune og KS.

Det er også inngått en samarbeidsavtale for gjennomføring av DigiBarnevern overordnet mellom stat v/Bufdir og kommunene v/KS og Trondheim kommune. Partene har som mål at alle kommuner i Norge skal ta i bruk innbyggertjenestene samt anskaffe et nytt fagsystem. DigiBarneverns statlige prosjekt (v/Bufdir) bidrar til denne målsetningen gjennom utvikling av Nasjonal portal for bekymringsmelding, Barnevernfaglig kvalitetssystem, rapporteringsbank, begrepsmodell, informasjonsmodell og meldingsformater. I etterkant av DigiBarnevern-prosjektet overføres ansvaret for å forvalte behovsbeskrivelsen til KS.

Digihelse

Digihelse tilrettelegger for at brukere av hjemmebaserte tjenester enkelt og trygt kan kontakte helsetjenesten i kommunen på http://helsenorge.no. De kan sende og motta meldinger, se avtaler og få varsler om utførte besøk. Målet med innføring av Digihelse er å styrke samarbeidet mellom tjenestemottakere, pårørende og ansatte. Prosjektet ble igangsatt i 1. tertial og teknisk installasjon og systemoppsett er gjennomført og på plass for de tjenestene som skal ha opplæring. Det er avlastningstjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, helse- og sosialkontorene og alle dagsentrene som tester løsningen først.

Digihelsestasjon

Digihelsestasjon er et prosjekt spesielt innrettet mot ungdom og er koordinert med DigiUng-prosjektet. Formålet er å gi brukerne mulighet for digital sikker dialog med helsestasjonene og gi de ansatte en bedre organisert hverdag. Både brukere og kommuner vil spare tid, og kvaliteten og sikkerheten i dialogen og oppfølgingen vil bli bedre. Prosjektet er et samarbeid mellom Direktoratet for e-helse og kommunene Oslo, Bergen, Stavanger, Haugesund og KS og delfinansieres av disse sammen med Helsedirektoratet. Prosjektet har støtt på utfordringer fordi leverandørene ikke kan starte utvikling av fase 1 før i begynnelsen av 2020.

En innbygger – en journal

Kommunene har et stort behov for bedre journalløsninger og enklere samhandling med andre aktører i helse- og omsorgssektoren. IKT-systemene i kommunene er silobaserte og i hovedsak avgrenset til hver enkelt virksomhet.

Det er satt i gang et nasjonalt prosjekt «Akson». Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.

Direktoratet for e-helse leder forprosjektet som skal gjennomføres i samarbeid med KS, kommunesektoren, de regionale helseforetakene og andre sentrale aktører. Viktige vurderinger og anbefalinger behandles i den nasjonale styringsmodellen for e-helse og i prosjektstyret for Én innbygger – én journal.  I dette arbeidet er Stavanger kommune tungt representert både i prosjektstyret, arbeidsgruppen for prosjektstrategi og i kjerneteamet.

Løsningen skal gi bedre samhandling,  og helsepersonell skal få bedre tilgang til oppdatert og relevant informasjon om pasienten. Innbygger vil oppleve en mer helhetlig og koordinert helsetjeneste, og økt pasientsikkerhet.  Det langsiktige målet er at alle aktørene i kommunal helse- og omsorgstjeneste, inkludert fastleger, tar i bruk journalløsningen. De første kommunene vil trolig kunne ta Akson i bruk fra 2024-2025

Interne prosjekter

IT- migrering i den nye kommunen

I forbindelse med nye Stavanger gjennomføres et IT-migreringsprosjekt for flytting av operative og historiske data fra dagens IT-systemer i de tre kommunene. Hovedregelen er at Stavanger kommunes systemer blir videreført til nye Stavanger, så fremt ikke vesentlige faglige, tekniske, økonomiske eller rettslige forhold tilsier noe annet. Hovedsakelig brukes robot til å flytte dataene fremfor tradisjonell kostbar metodikk og manuell migrering. I 1. tertial har hovedfokuset vært journalsystemer for Helse og velferd samt helsestasjonens IT-systemer. Dette videreføres i 2. tertial. Samtidig er arbeidet i gang med ulike systemer innen skole- og barnehage, NAV og andre administrative systemer. Fem migreringer er gjennomført og elleve prosjekter pågår. I tillegg utføres åtte prosjekter av systemleverandøren ved hjelp av tradisjonell metodikk. Prosjektet er i rute.

Harmonisering nettverk Finnøy og Rennesøy.

For å gi ansatte tilgang til de samme IT-tjenestene i den nye kommunen må man ha samme nivå på nettverkene i Finnøy og Rennesøy som i Stavanger. Prosjektet skal derfor sørge for en oppgradering av nettverkene i Finnøy og Rennesøy. Dette bidrar til like forutsetninger for god tjenesteproduksjon overfor innbyggerne i hele nye Stavanger.

Datasjø

Det er iverksatt et forprosjekt som bygger kompetanse og pilotmiljø for datasjø i kommunen. Pilotmiljøet er nå etablert og rammeverket godkjent. En datasjø kan samle alle typer data – både strukturerte og ustrukturerte. Målet er å ha en plattform for Big Data, en teknologi som gjør det mulig å analysere større og mer komplekse data hurtigere og mer nøyaktig enn tidligere. Informasjon fra ulike datakilder kan settes sammen og skape ny innsikt.

Prosessforbedring

Innen prosessforbedring har det vært aktivitet både innen automatisering og prosessbasert arbeid. Prosesser hos Stavanger byarkiv, i regnskapsavdelingen, PPT og i nye Stavanger har blitt automatisert ved hjelp av RPA teknologi.

Det er også gjort forberedende kartlegginger i forbindelse med Altinn og i lønns- og personalsystemet med tanke på mer detaljert prosesskartlegging. Prosessressurser har holdt foredrag for IKT forum og på en workshop organisert av KS. Det er også startet opp og arrangert treff i en faggruppe for prosessforbedring, ledet av prosessressurser i Stavanger kommune.

MinEiendom

Prosjektet skal gi innbyggerne innsyn i sentrale kommunale eiendomsdata via en brukervennlig selvbetjeningsløsning. I tillegg til eiendomsdata vil det være mulig å få innsyn i fakturadata på kommunale gebyrer. Prosjektet har vært forsinket, men løsningen er nå klar til testing.

eSignering

Løsningen for digital signering av ansettelseskontrakter ble ferdig testet i 1. tertial og løsningen eSignering tilrettelegges for produksjon slik at den kan implementere for alle nye ansettelser. I tillegg vil ca. 10.000 ansettelseskontrakter som skal fornyes og signeres i forbindelse med nye Stavanger benytte denne løsningen.

Public oppvekst

I løpet av 2019 skal all ny elev-, barne- og PPT-dokumentasjon være digital. Det lages et fullelektronisk system for behandling og arkivering av dokumentasjonen som ivaretar pålagte lover og regler. Prosjektet ledes av Stavanger byarkiv og gjennomføres i samarbeid med fagavdelingene for barnehage, skole, ppt, IT-avdelingen og systemleverandøren. Prosjektet er med å oppfylle strategien om at innbyggerne og næringsliv skal gis et reelt digitalt førstevalg og at digitale verktøy skal bidra til høyere produktivitet og mer effektiv ressursbruk.

7.3 Forskning og utvikling

Styrking av kommunenes forskningsinnsats gjennom nasjonal satsing

Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av fem hovedprioriteringer for HesleOmsorg21-strategien. Strategien slår blant annet fast at det må være effektive og behovstilpassede tjenester for at flest mulig er friske lengst mulig – og dette krever økt satsing på forskning, innovasjon og utdanning i kommunesektoren. I den forbindelse er det utgitt en rapport som foreslår en hensiktsmessig struktur for forskning innenfor de kommunale helse og omsorgstjenestene, samt forslag til mulige finansieringsmodeller (Rapport -Kommunenes strategiske forskningsorgan (KSF) .

Det pågår nå et nasjonalt arbeid som kan munne ut i oppbygging av infrastruktur for forskning og hvor klynger av kommuner selv tar eierskap til sitt kunnskaps- og innovasjonsbehov sammen med utdannings- og forskningsinstitusjoner.

Rådmannen vil i løpet høsten invitere kommunene og ulike utdannings- og forskningsinstitusjoner i Rogaland til et møte for å drøfte lokal oppfølging, blant annet gjennom etablering av klyngesamarbeid.

Program for storbyrettet forskning

Programstyret for storbyrettet forskning (Program for storbyforskning) skal styrke storbyenes interesser og sikre at de er i stand til å løse oppgavene de er satt til å utføre. Kommunene Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand samarbeider med KS om forsknings- og utviklingsprosjekter som er særlig relevante for storbyene.

FoU prosjektet «Samfunnsplanlegging i storbyene» ble sluttført i april 2019. Formålet med prosjektet var å gi et bedre grunnlag for god planpraksis, som vil kunne styrke den politiske og økonomiske styringsevne og gjennomføringskraft.

Et av de viktigste funnene er blant annet behovet for å styrke koblingen mellom kommuneplanen (samfunnsdel) og andre planer, blant annet handlings- og økonomiplanen.

Stavanger kommune har fulgt opp prosjektet og brukt det som grunnlag for å utarbeide et nytt plansystem for kommunen. Det er gjort flere grep for å styrke kommuneplanens samfunnsdel og plansystemet som styringsverktøy, blant annet å kople kommuneplanens samfunnsdel til arealdelen, slik at den kan politisk behandles tidlig i kommunestyreperioden. Dette grepet gjør at samfunnsdelen vil være det overordnede politiske styringsdokumentet i størsteparten av kommunestyreperioden, og kan gi føringer for økonomiske prioriteringer allerede i år to i kommunestyreperioden.

Handlings- og økonomiplanen (HØP) vil fungere som samfunnsdelens handlingsplan. Det er også utarbeidet en overordnet planstruktur som kobler kommunens øvrige planer bedre opp mot kommuneplanens samfunnsdel og HØP. Målene i kommuneplanens samfunnsdel er lagt til grunn for handlings- og økonomiarbeid for 2020-2023.

Smarte innbyggere i smarte byer

Stavanger kommune har inngått et samarbeid med NORCE om et forskningsprosjekt. I prosjektet skal Smartbyen utvikle arbeidsmetoder for å koble hverdagsinnovatører til bedrifter som kan lage gode løsninger for kommune og næringsliv. Kommunen har mottatt kr 2,9 mill. kroner fra Regionalt forskningsfond Vestlandet for å fange opp innbyggerinvolvering på en mer strukturert måte enn tidligere.

CityZEN – Center for Digital Urban Community Living

Sammen med partnere fra akademia, næringsliv og andre offentlige aktører har Smartbyen aktivt bidratt med å utforme en søknad til Senter for forskningsdrevet innovasjon (SFI). Forskningen vil ta frem nye verktøy for samfunnsdigitalisering og trygge måter å dele og spore data på, og sette de sammen i en verktøykasse som kan brukes av næringsliv og akademia. Arbeidet ledes av Universitetet i Stavanger.

7.4 Smartbyen

Veikart for Smartbyen gir retning og overordnet ramme for utviklingen av smartbyen. Smartby-satsingen handler om hvordan Stavanger som region kan bli smartere i fellesskap. I løpet av 2. tertial åpnet Smartbyen ni nye ladestolper som del av innovasjonsprosjektet «Stolpelading i boligsoner». Det pågående Badetemperatur-prosjektet har blitt skalert og skapt næringsutvikling for samarbeidspartnerne. Smartbyen har også bidratt til utvikling og lansering av nasjonalt smartby-veikart og ble i samme periode tildelt mobilitetsprisen som «Norges Smarteste By» i regi av Statens vegvesen.

7.5 Vekstfondet

Stavanger kommune har satt av midler til et vekstfond som skal bidra til å utvikle smartbyen, bidra til næringsutvikling og skape arbeidsplasser. Ved inngangen til 2019 var det  . på fondet.

Per 1. tertial ble det tildelt og utbetalt kr 1 mill. til Stiim Aqua Cluster.

Det er i tillegg vedtak på å utbetale kr 2,25 mill. til Smart Innovation Lab og å omdisponere kr 2,8 mill. fra tidligere tildelte midler til lokaler for Rogaland Havbrukspark på Talgje til å opprette inkubatorvirksomhet for sjømat på Judaberg.

Det har ikke vært utlyst søknadsrunde på Vekstfondet og det er dermed ikke tildelt flere midler i 2. tertial.