5.1 Innledning

Kommunens organisasjonsstrategi inneholder fem mål som skal sørge for at Stavanger kommune klarer å skaffe, ta i bruk og videreutvikle den kompetansen som trengs for å møte framtidens utfordringer. Organisasjonsstrategien skal bidra til å oppnå kommunens overordnede mål.

Koronapandemien har siden 2020 preget organisasjonen i stor grad. En ny smittetopp i 1. tertial hadde stor innvirkning på fraværet og personellsituasjonen i helse og velferd og i oppvekst og utdanning. Det ble derfor jobbet aktivt med beredskap i stab og støttetjenestene for å følge fraværsutviklingen og effekten fraværet hadde på tjenesteproduksjon og arbeidsmiljø i disse tjenesteområdene. Helse og velferd jobbet med ulike løsninger for å omdisponere helsepersonell innen eget tjenesteområde, og la også til rette for at ansatte kunne ta ekstravakter. Det ble i tillegg lagt planer for midlertidig omdisponering av helsepersonell ansatt i andre tjenesteområder dersom fraværet skulle bli kritisk høyt. Helsepersonell fra andre tjenesteområder kunne også gå frivillig som ekstravakter i sykehjem og hjemmebaserte tjenester, noe flere gjorde. Ettersom sykefraværet gikk ned i mars måned ble det ikke nødvendig å omdisponere ansatte. Også i skoler og barnehager var fraværet svært høyt i perioden. Tiltak for å mobilisere arbeidskraft i denne situasjonen var blant annet videreføring av ekstern vikarkampanje for å skaffe ekstra pedagogisk personell. I de berørte tjenesteområdene fikk ansatte tilbud om utvidet kompensasjon for overtid og merarbeid gjennom korona-avtalen, og ansatte har strukket seg langt for å opprettholde driften. De ulike tiltakene som ble iverksatt bidro til at tjenestetilbudet i hovedsak ble opprettholdt, med redusert kapasitet på noen områder.

For å kunne prioritere beredskapsarbeidet ble flere utviklingsoppgaver, i både i stab og støttetjenestene og i andre deler av organisasjonen, utsatt i 1. tertial. Dette har i noen grad medført forsinkelser og et etterslep av oppgaver.

En konsekvens av pandemien har for mange ansatte vært nye måter å jobbe på. Prosjektet Framtidens arbeidsplass startet opp i mars og skal ha oppmerksomhet på framtidig organisering av arbeidsplassene i kommunen.

På grunn av pandemien har implementeringen av både visjon og verdier internt i Stavanger kommune blitt utsatt. Arbeidet med å gjøre disse kjent i organisasjonen startet opp i februar. Etterlevelse av kommunens verdier skal bidra til å bygge gode arbeidsfellesskap. Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor ble gjennomført i januar/februar og er et verktøy for å utvikle den enkelte arbeidsplass.

5.2 Ta i bruk, videreutvikle og beholde kompetanse

5.2.1 Kompetanseutvikling

Så langt i 2022 har det blitt lansert e-læringskurs i både rekruttering, medarbeiderundersøkelsen 10-faktor og HMS, for å øke kompetansen til både ledere, tillitsvalgte og ansatte.

Rekrutteringskurset skal gjøre ledere i Stavanger kommune bedre i stand til å gjennomføre rekrutteringer på en profesjonell og trygg måte. Det er også utviklet et nytt kurs som skal gi ledere, tillitsvalgte og verneombud kunnskap om forberedelser, gjennomføring og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 10-faktor. Kurset er inkludert i opplæringsplan for ledere og opplæringsplan for verneombud. Alle ansatte har også mulighet til å ta e-læringskurs om faktorene som er en del av grunnopplæringsplanen for ansatte. Fysisk undervisning av den lovpålagte HMS-opplæringen for ledere, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og verneombud ble også erstattet med e-læringskurs på grunn av smittevernhensyn.

5.2.2 Lønnspolitikk

Arbeidet med ny lønnspolitikk skulle opprinnelig vært ferdigstilt 30.04.2021, men har vært utsatt i flere omganger. Årsaken til utsettelsene har vært prioritering av store og omfattende utviklings- og endringsprosesser som ny organisasjonsstrategi og prosjekt Foretak til basis, samt beredskapsoppgaver knyttet til koronapandemien. Etter drøftinger med de tillitsvalgte i 1. tertial, ble det enighet om en ny midlertidig lønnspolitikk gjeldende for 2022.

Kommunedirektøren vil i løpet av høsten 2022 starte arbeidet med ny lokal lønnspolitikk i samarbeid med de tillitsvalgte. Lønnspolitikken må ses i sammenheng med de utfordringer som til enhver tid gjelder for kommunen og støtte opp om målene i organisasjonsstrategien, som utvikling av kompetanse og rekruttere og beholde kompetente medarbeidere. Lønnspolitikken skal også brukes aktivt i de årlige lokale lønnsforhandlingene i kommunen. Hovedtariffavtalens lønnssystem forutsetter at den lokale lønnspolitikken er kjent for alle ansatte, slik at det skapes forutsigbarhet og mulighet for den ansatte til å innrette seg i henhold til lønnspolitikken.

5.3 Rekruttere kompetente arbeidstakere

I 1. tertial ble det gjort særlig innsats for å rekruttere midlertidig helseteam for flyktninger fra Ukraina og rekruttering av tospråklige assistenter som skal bistå nyankomne flyktninger.

Helse og velferd melder om rekrutteringsutfordringer ved enkelte virksomheter. Det er særlig krevende å få tak i vernepleiere, sykepleiere, helsefagarbeidere, helge-/ekstravakter og sommervikarer til virksomheter innen bo- og aktivitet og dagsenter og avlastning.

Ved utgangen av 2021 ble en vikarkampanje startet for å skaffe personell til skoler og barnehager som følge av høyt fravær blant ansatte. Denne kampanjen ble videreført i 2022 og har bidratt til at skoler og barnehager i stor grad klarte å håndtere situasjonen da smitten var på sitt høyeste.

Planlagt deltakelse på yrkesmesse og karrieredager for sykepleiere og lærere ble avlyst som følge av pandemien. For å kompensere for dette, annonserte kommunen på egne nettsider, kinoreklame og gjennom sosiale medier.

Innen bymiljø og utbygging er det utfordrende å få søkere med ønsket kompetanse og erfaring til stillinger innen vann og avløp. Det har også vært utfordrende å få prosjektledere og prosjekteringsledere til bygg- og anleggsprosjekter. Innovasjon og støttetjenester har hatt flere rekrutteringsprosesser denne våren. Det er store utfordringer med å tiltrekke og rekruttere kandidater innenfor områdene IT-teknisk, prosjektledelse digitalisering, arkivfaglig og juridiske disipliner.

Fra 8. mars 2021 iverksatte kommunedirektøren ansettelseskontroll i kommunen for å sikre at overtallige ansatte og andre med rett på annet arbeid ble vurdert opp mot ledige stillinger. Ansettelseskontrollen ble avviklet ved utgangen av april 2022, og eksisterende rutiner vil justeres slik at de ivaretar ansattes rettigheter ved omstilling og nedbemanning.

5.4 Øke arbeidsdeltakelsen

Det er et mål å øke arbeidsdeltakelsen blant ansatte som allerede jobber i kommunen. Dette gjelder særlig innenfor helse og omsorg, der det er et stort behov for arbeidskraft og samtidig stor grad av deltid i turnusbaserte stillinger. Stavanger kommune skal øke arbeidsdeltakelsen blant annet gjennom å øke andelen heltidsansatte og gjennom å redusere sykefraværet.

5.4.1 Heltidskultur

Den overordnede planen for heltidskultur ble vedtatt i formannskapets sak 186/21 i desember 2021. Videre planlegging av prosjektet ble stilt i bero i 1. tertial fordi beredskapsoppgaver måtte prioriteres i helse og velferd og i stab og støttetjenester. En viktig aktivitet i perioden var likevel ansettelse av både prosjektleder og prosjektkoordinator for heltidskultur. Begge starter opp 1. juni.

I Handlings- og økonomiplan 2022-2025 ble det vedtatt å styrke grunnbemanningen på sykehjem med kr 25 mill. Det ble 30. april 2022 gjennomført en kartlegging for å se hvordan sykehjemmene hadde brukt midlene. Kartleggingen viser at halvparten av sykehjemmene hadde økt heltidsandelen, og at tre av fire sykehjem har tilbudt deltidsansatte full stilling. I perioden 31. desember 2021 til 30. april 2022 har sykehjemmene samlet økt heltidsandelen med 1,2 %. Tilbakemeldingene fra sykehjemmene er at flere av de deltidsansatte som ble tilbudt heltidsstilling, fortsatt ønsker å jobbe deltid.

5.4.2 Sykefravær

Koronapandemien har siden mars 2020 påvirket arbeidshverdagen til ledere og ansatte i Stavanger kommune. Høy grad av koronasmitte medførte at sykefraværet i fjerde kvartal 2021 var det høyeste siden 2009. Helsemyndighetene varslet en smittetopp i starten av 2022, og det var av den grunn forventet et høyt sykefravær også i Stavanger kommune. Både korttids- og langtidsfraværet økte, spesielt i januar og februar i år. Som følge av dette ble det i 1. tertial iverksatt overvåking og ukentlig rapportering av sykefraværet til beredskapsledelsen i tjenesteområdene helse og velferd, og oppvekst og utdanning. Målet med overvåkingen var å få tilgang på informasjon om utvikling i sykefraværet så tidlig som mulig, slik at nødvendige bemanningstiltak kunne iverksettes og fullt forsvarlig arbeidsmiljø kunne ivaretas. Det ble identifisert helsepersonell i andre tjenesteområder, og planlagt for eventuell omdisponering dersom fraværssituasjonen ville medføre kritisk tjenesteleveranse og uforsvarlig arbeidsmiljø. I oppvekst og utdanning ble vikarkampanjen for pedagogisk personell i skoler og barnehager videreført.

Samlet sykefravær i kommunen var i 1. tertial 10,7 % og tilsvarer en økning på 1,4 prosentpoeng sammenlignet med samme periode i fjor. Måltall for samlet sykefravær i kommunen er 6 %.

I perioden januar-april var sykefraværet høyt, med en fraværstopp på 13,9 % i februar måned (se figur 5.1). Sykefraværet i januar og februar økte sammenlignet med samme måneder i 2020 og 2021, dette til tross for at det i de to foregående årene har vært ekstraordinært høyt sykefravær. Fraværet hadde en positiv nedgang i mars og april måned. Tall for mars og april er foreløpige, men sykefraværet i mars er likevel høyere enn i fjor og året før.

Figur 5.2 gir oversikt over langtids- og korttidsfraværet i kommunen. Langtidsfraværet var lavere i 1. tertial 2022 sammenlignet med samme periode i 2021 og viser en nedgang fra februar til april. Korttidsfraværet er betydelig høyere i 2022 sammenlignet med 2021 og har en topp i februar på 7,6 %. Økningen i korttidsfraværet skyldes koronasmitte og influensa. Fra februar måned falt korttidsfraværet betydelig.

Det framgår av figur 5.3 at det er store variasjoner i sykefraværnivået på de ulike tjenesteområdene. I 1. tertial økte fraværet på alle områder sammenlignet med samme periode i 2021, med unntak av innbygger og samfunnskontakt. Tjenesteområdene med kraftigst økning i sykefravær var økonomi og organisasjon, og bymiljø og utbygging, med en økning på henholdsvis 5,2 og 4,1 prosentpoeng fra samme periode i fjor.

På de store tjenesteområdene oppvekst og utdanning og helse og velferd økte sykefraværet med 1,4 og 1,5 prosentpoeng. Mens fraværet i oppvekst og utdanning økte fra 10,2 % i 2021 til 11,6 % i 2022, økte fraværet i helse og velferd fra 9,6 % til 11,1 %.

Figur 5.4 viser sykefraværet i utvalgte områder som tradisjonelt har et høyt fravær. Måltallet for virksomhetsområdene og lærlinger er 7,5 %, mens måltallet for skole er 6,0 %.

I perioden var det en økning i sykefraværet på alle områder sammenlignet med fjoråret. Denne utviklingen gjaldt også hjemmebaserte tjenester, bo og aktivitet/bofellesskap og lærlinger som i fjor hadde en nedgang i sykefraværet fra 2020.

Situasjonen i barnehagene var krevende og sykefraværet samlet var svært høyt i 1. tertial i år (15,2 %). Enkelte barnehager måtte holde stengt eller redusere åpningstidene. Sykefraværet i barnehagene samlet økte fra 12,5 % i 2021 til 15,2 % i 2022, noe som tilsvarer en økning på 2,7 prosentpoeng. Det er også dette området som har hatt størst økning i sykefraværet sammenlignet med 1. tertial i 2021 og 2020. Sykefraværet i både sykehjem og skolene økte med 0,9 prosentpoeng sammenlignet med samme periode i 2021.

Sykefraværet er fortsatt høyt i flere virksomhetsområder, men er på vei ned i de store områdene.

5.4.3 Livsfaseorientert personalpolitikk

Stavanger kommune iverksatte i april måned en midlertidig seniorordning som gjelder for alle fast ansatte fra og med det året de fyller 62 år og fram til avgangsalder. Målet med ordningen er å bidra til at seniorer står lenger i arbeid ved at virksomheten får tilskudd til å iverksette tiltak på arbeidsplassen. Tiltak som omfattes av ordningen er kompetanseheving, dekning av behandlingsutgifter og innleie av personell som kan bidra til avlastning. Ansatt og nærmeste leder må sammen gjennomføre en seniorsamtale for å bli enige om aktuelle tiltak. Den midlertidige seniorordningen gjelder fram til ny livsfasepolitikk blir vedtatt i 2023.

5.5 Utvikle bedre måter å jobbe på

For at kommunen skal møte behovet for endring må organisasjonen omstille seg ved å finne nye og bedre måter å jobbe på. Mange virksomheter jobber med dette innen eget tjenesteområde eller på egen arbeidsplass. Stab og støttetjenester i kommunen har startet opp ulike aktiviteter og prosjekt for å kunne bistå virksomhetene i arbeidet med innovasjon og digitalisering.

5.5.1 Innovasjon

Støtte og veiledning i forbedrings- og innovasjonsprosesser

I 2022 åpner Innovasjonsverkstedet, som er en ny møteplass og arena for å samarbeide om innovasjon internt i kommunen. Det skal legge til rette for å utvikle nye løsninger og velferdstjenester gjennom å jobbe i kreative prosesser og gjennom eksperimentering og samarbeid på tvers. Arbeidet med etableringen av innovasjonsarenaen er av bygningsmessige årsaker forsinket, og åpningen er utsatt til høsten. I den forbindelse vil organisasjonen også få et utvidet tilbud om veiledning og praktisk støtte i innovasjonsarbeidet.

AI4cities

Kommunens bidrag inn i EU-prosjektet AI4Cities har fortsatt i 1. tertial. Her jobbes det med å få ulike leverandører til å utvikle nye teknologiske løsninger basert på kunstig intelligens som kan bidra til å innfri ambisiøse klimamål. Tjue ulike prototyper på områdene energi og mobilitet har blitt utviklet i fase 3, som begynte i november 2021. Prosjektet går nå over i en ny fase, hvor sju løsninger skal testes i byene, herunder to i Stavanger kommune.

5.5.2 Digitalisering

Arbeidet med digitalisering, utvikling av tjenester og effektivisering går videre. Siden høsten 2021 er fire av prosjektene avsluttet og overført til tjenesteområdene for videre gevinstrealisering: legevaktprosjektet, styringssystem for informasjonssikkerhet, nasjonale fellesløsninger og KS meldingsformidling.

I årets første måneder er det arbeidet med å ta i bruk data fra datasjøen innenfor flere områder. Her er noen eksempler:

Hva er en datasjø?

En datasjø er et system hvor man kan lagre og dele data.

En datasjø er et system hvor man kan lagre og dele data. I regjeringens digitaliseringsstrategi En digital offentlig sektor er en datasjø forklart som:
– En metode for lagring av alle former for data og kan sammenliknes med et sentralt datalager for alle typer data: strukturerte og ustrukturerte, både dokumenter og logger, bilder, lyd og video.

• Legevakten har fem forskjellige fagsystem som ikke kommuniserer med hverandre. Det er hentet inn data fra fire av disse fagsystemene og sammenstilt data på tvers, slik at Stavanger legevakt har et bedre styring- og beslutningsunderlag som for eksempel kan benyttes ved dimensjonering av turnus- og vaktavvikling.

Figur 5.5 Styringsrapport Stavanger legevakt

• For helse og velferd er det utarbeidet bedre styring- og beslutningsunderlag for hjemmebaserte tjenester for å gi virksomhetsledere bedre innsikt i sin tilrettelegging av tjenestene. Det er også gjort et betydelig arbeid innen informasjonssikkerhet og nødvendige regulatoriske avklaringer knyttet til bruk og løsningsdesign, men det gjenstår noe arbeid før arbeidet kan ferdigstilles.
• Data fra eldre arkivløsninger er innhentet og lagt tilgjengelig i en ny felles innsynsløsning eInnsyn. I første omgang er historiske møtedokumenter fra digitale kilder publisert (Finnøy kommune 2013-2020, Rennesøy kommune 2015-2020, Stavanger kommune 2008-2015). Stavanger kommunes offentlige journal (postliste), samt møtedokumenter fra 2016 og frem til i dag, vil også bli tilgjengelig før sommeren.
• Samtidig pågår digitalisering av eldre politiske saker (kommunestyrene fra alle de tidligere kommunene tilbake til 1837), som også vil bli tilgjengelig på eInnsyn. Den nasjonale fellesløsningen gir bedre søkemuligheter og fremstår som en mer brukervennlig og helhetlig løsning.

Selvbetjeningsløsning for innbyggerne

I februar ble første versjon av Min side lansert. Tjenesten har foreløpig et enkelt innhold. Det vil utvikles og lanseres nye tjenester etter hvert. Eksempler på tjenester under utvikling:

• Dine lønnsslipper og andre utbetalinger fra kommunen
• Meldinger fra renovasjon om hvorfor søppelet ditt ikke ble hentet/tømt
• Vitnemålet ditt fra grunnskolen
• Info om adresse og kontaktinfo til ditt helse- og velferdskontor

5.6 Bygge gode arbeidsfellesskap

5.6.1 Visjon og verdier

Visjonen Vi bygger fellesskap ble vedtatt i juni 2020, mens verdiene nær, åpen og nyskapende ble vedtatt i kommunestyret juni 2021. På grunn av pandemien har implementeringen av både visjon og verdier vært utsatt. Arbeidet med å gjøre disse kjent i organisasjonen startet opp i februar. Det er planlagt en synlighetskampanje, i tillegg til workshops for ledere. Målet med ledersamlingene er å skape engasjement og istandsette lederne til å jobbe med betydningen av visjon og verdier i egen enhet. Lanseringen foregikk på arbeidsmiljøuka i mai.

5.6.2 Arbeidsmiljø og HMS

Forsvarlig arbeidsmiljø

Koronapandemien har siden mars 2020 påvirket arbeidshverdagen til ledere og ansatte i Stavanger kommune, og denne krisen har i løpet av 1. tertial blitt etterfulgt av en ny krise. Russlands angrep på Ukraina har medført en ny beredskapssituasjon knyttet til å håndtere mottak av flyktninger derfra. Begge disse krisesituasjonene har krevd og krever fortsatt fleksibilitet hos ansatte, ikke minst gjelder dette for sykehjem, skoler og barnehager. Det var ekstra krevende for mange virksomheter da ny smittebølge kom på slutten av 2021 og fortsatte inn i 2022. På enkelte arbeidsplasser rapporteres det om økt belastning blant ansatte og oppgaver som har blitt skjøvet på.

Etter en langvarig pandemi er det viktig å ha en stor oppmerksomhet på det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er derfor utarbeidet et sett av råd og verktøy for ledere knyttet til krisehåndtering, psykososial støtte til medarbeidere og overgang fra pandemi til en mer normal hverdag.

Hovedarbeidsmiljøutvalget og arbeidsmiljøutvalgene har i tillegg kontinuerlig oppmerksomhet på fullt forsvarlig arbeidsmiljø, forsvarlig drift og læringspunkter.

Risikobasert kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø

For å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass, har kommunen startet opp et arbeid for å kunne vurdere risiko knyttet til psykososiale arbeidsmiljøet. Målet er å få på plass et verktøy som kan tas i bruk på den enkelte arbeidsplass i løpet av 2023. Til høsten vil det i tillegg lanseres en informasjonskampanje med aktuelle tema innen HMS og arbeidsmiljø.

Forebygging av vold og trusler

Alle ansatte skal vernes mot vold, trusler eller trakassering på arbeidsplassen. Dette er regulert i lov og forskrift. Det jobbes videre med å styrke den tjenestespesifikke opplæringen i forebygging av vold og trusler på den enkelt arbeidsplass. Pilotering av MAP (møte med aggresjonsproblematikk) pågår vår og høst 2022 i seks virksomheter innen helse og velferd. Kommunen har også rammeavtale for opplæring i forebygging av vold og trusler. Disse opplæringstiltakene kommer i tillegg til annen pågående opplæring.

5.6.3 Medarbeiderundersøkelse

Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor er et verktøy for utvikling av den enkelte arbeidsplass, og er en temperaturmåling av både medarbeidernes oppfatninger av viktige forhold på arbeidsplassen, samt holdninger til jobben. Undersøkelsen ble gjennomført i hele organisasjonen i perioden 18. januar til 8. februar i år.

Samlet svarprosent for undersøkelsen var 71,3 %. Resultatene fra undersøkelsen ble gjort tilgjengelig for alle lederne i Plattformen (system for virksomhetsstyring). På overordnet nivå i kommunen var skåren på de ulike faktorene omtrent de samme som landsgjennomsnittet.

Ledere har ansvar for presentasjon og oppfølging av resultatene på egen arbeidsplass. I januar og februar 2022 ble det gjennomført ni digitale workshops om oppfølgingsarbeidet for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Den enkelte arbeidsplass skal videre arbeide med å forstå resultatene og velge en til to faktorer som de ønsker å utvikle. Det skal settes mål for utviklingsarbeidet og lages en konkret tiltaks- og handlingsplan. Videre forventes det at ledere og medarbeidere jevnlig arbeider med og evaluerer sine tiltak/handlingsplaner frem til neste gjennomføring av 10-faktor om to år.

5.6.4 Lovpålagt HMS-opplæring

Under pandemien har den lovpålagte HMS-opplæringen for ledere, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og verneombud blitt utsatt grunnet smittevernhensyn. For å tilfredsstille lovkravet har fysisk undervisning blitt erstattet med e-læringskurs som består av eldre opplæringsmoduler med tilpasset informasjon om Stavanger kommune. Det ble gjennomført to-dagers grunnkurs for verneombud og AMU-medlemmer om arbeidsmiljø i november 2021. Grunnet pandemien ble de to siste dagene utsatt, og disse vil nå bli gjennomført i mai/juni 2022.

Stavanger kommune har sammen med KS og storbyene utviklet et nytt e-læringskurs for å ivareta den lovpålagte arbeidsmiljøopplæringen. Kurset er spesielt tilpasset kommunal sektor. E-læringskurset vil fra høsten 2022 inngå i HMS-opplæringen for verneombud, AMU-medlemmer og ledere. E-læringen tilbys også til medlemmer av HMS-grupper og andre som kan ha nytte av kurset.

Lovpålagt HMS-opplæring skal være målrettet og systematisk. I Stavanger kommune blir opplæring tildelt gjennom opplæringsplaner i kompetansesystemet og ledere rapporterer på fullført opplæring gjennom Leders sjekkliste.

5.6.5 Framtidens arbeidsplass

En konsekvens av pandemien har for mange ansatte vært nye måter å jobbe på. Prosjektet Framtidens arbeidsplass startet opp i mars, og skal ha oppmerksomhet på framtidig organisering av arbeidsplassene i kommunen. Målet er å formulere prinsipper og retningslinjer som skal gjelde for de ulike arbeidsstedene. Arbeidet skal organiseres i ulike faser. I vår skal det jobbes med å få innsikt i forskningen på området, i tillegg til å kartlegge ansattes ønsker. I høst skal det arbeides med organisering av kontorarbeidsplasser, for deretter å inkludere tjenesteområder som har brukerkontakt eller tjenester som er stedbundne.