5.1 Innledning

Så langt har 2020 vært et ekstraordinært år preget av tiltakene for å bekjempe koronapandemien. Den spesielle situasjonen har påvirket både oppgaveløsning og samarbeidsformer, og har bidratt til en kraftig økning i  bruk av digitale løsninger som vil kan ha en varig effekt.

Fra 1. januar var den nye kommunen etablert og alle medarbeidere på plass. Sammenslåingen av kommunene Finnøy, Rennesøy og Stavanger har gitt en ny kommune med 142 000 innbyggere fordelt på både fastland og 37 bebodde øyer. I tillegg til å være Norges ubestridte energihovedstad, er Stavanger kommune nå også en ledende havbrukskommune og en stor landbrukskommune. Den nye kommunen har etter sammenslåingen redusert antall årsverk med 63.

I første tertial er noen større utviklings- og utredningsoppgaver startet opp; blant annet ny arbeidsgiverstrategi og vurdering av organisering av kommunale foretak. En har også arbeidet med utvikling og opplæring av ledere, og sykefraværssatsningen pågår fortsatt. Framdriften i flere av prosessene har naturlig nok blitt påvirket av koronapandemien.

I 1. kvartal var samlet sykefravær i Stavanger kommune 8,8 prosent. Dette er en reduksjon på 0,4 prosentpoeng fra samme kvartal i fjor. Langtidsfraværet ble redusert med 0,5 prosentpoeng til 5,4 prosent sammenlignet med samme periode i fjor. Korttidsfraværet økte med 0,1 prosentpoeng til 3,4 prosent, med en økning i mars grunnet pandemien.

5.2 Ny kommune

Alle medarbeidere var fra 1. januar på plass i ny organisasjon; flere med nye arbeidsoppgaver, nye kollegaer eller nytt arbeidssted. Det ble i 2019 etablert felles rutiner, prosedyrer og retningslinjer knyttet til personalforvaltning, og i 1. tertial har en jobbet med å implementere disse. Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) vedtok i sitt første møte i januar ny organisering av arbeidet med helse-, miljø, og sikkerhet (HMS).

I en ny organisasjon er det behov for å arbeide med felles identitet og kultur, og det ble i januar arrangert en markering for de ansatte; «Avspark2020». Under markeringen ble det gjennomført aktiviteter på ulike arbeidsplasser som omfattet faglig påfyll fra eksterne foredragsholdere, intern og tverrfaglig kompetansedeling, musikalske opplevelser fra profesjonelle artister, omvisninger i kommunen, quiz og fotokonkurranse. Det ble også utviklet et samtaleverktøy som ble sendt ut til alle enhetene i kommunen.

I 2019 ble det utarbeidet forslag til ny visjon for Stavanger kommune. I løpet av 1. tertial ble et visjonsforslag sendt til politisk behandling, og det skal etter planen fattes vedtak i løpet av 1. halvår 2020.

5.3 Ledelse og organisering

Korona-situasjonen har gjort det nødvendig å arbeide på nye måter. Ansatte som har mulighet til å utføre arbeidet uten å være tilstede på jobb har benyttet hjemmekontor. I organisasjonen har man erstattet fysiske møter med samhandling på digitale plattformer der det er mulig. Innenfor Oppvekst og utdanning har både undervisning til elever og oppfølging av barn vært gjenneomført ved bruk av digitale verktøy.

Utviklings- og opplæringsprogram for ledere

Lederutviklingsprogrammet «FOR ANDRE» startet opp mai i 2019, og i januar ble den nest siste samlingen gjennomført for nivå 1-3 (kommunedirektør, direktør, kommunalsjef/avdelingssjef). Siste samling skulle ha vært gjennomført i mars, men måtte utsettes på grunn av korona-situasjonen. Planen er nå at den gjennomføres tidlig høsten 2020.

Arbeid med et helhetlig system for lederopplæringsprogram pågår. I første tertial er det utarbeidet en veileder for e-læringskurs, og en har startet arbeidet med å lage selve e-læringskursene.

Ny arbeidsgiverstrategi

Kommunedirektøren har startet utarbeidelsen av en ny arbeidsgiverstrategi (sak 5/20), tilpasset den nye kommunen og framtidens arbeidsliv. Arbeidet tar utgangspunkt i de utfordringer kommunen står overfor og skal gi rammer for kommune­direktørens utøvende arbeidsgiveransvar, samt bidra til å sette mål og strategier for utviklingen av kommunen som organisasjon og arbeidsgiver. Det har blitt etablert en arbeidsgruppe for å ivareta forankring hos tillitsvalgte og dialog rundt arbeidsgiver­strategien i hele prosessen.

Arbeidet startet i januar og det var planlagt fire samlinger våren 2020. Etter et arbeidsseminar i februar har koronasituasjonen stanset videre framdrift, men planen er å ta opp igjen arbeidet før sommeren. Kommunedirektøren planlegger å legge fram en sak for politisk behandling i utvalg for arbeidsliv og lønn høsten 2020, med endelig behandling i kommunestyret innen utgangen av 2020.

Organisering av kommunale foretak

Kommunestyret ba i oktober 2019 kommunedirektøren om å fremme en sak om framtidig organisering av de kommunale foretakene, inkludert en vurdering av om noen av foretakene kan tas tilbake i kommunens egenregi, dvs. i kommunedirektørens basisorganisasjon.

Kommunedirektøren har engasjert konsulentselskapet PwC for å utrede gevinstpotensialer ved eventuelle endringer i organiseringen. Prosjektet ble stanset midlertidig den 12. mars på grunn av koronapandemien, og startet gradvis opp igjen fra 4. mai. På bakgrunn av midlertidig stans i prosjektet, dialog og tilbakemeldinger fra tillitsvalgte og de daglige lederne i foretakene, har kommunedirektøren nå gjort tilpasninger i prosjektets framdriftsplan slik at det gis noe mer tid til medvirkning. Det tas sikte på politisk behandling i desember framfor juni som først planlagt.

Andre utviklings- og endringsprosesser

Innen barnehageområdet har det vært gjennomført flere endringsprosesser i første tertial. Som følge av ny virksomhetsstruktur fra 01.01.20 er det nå etablert to ledernivå. Det har derfort vært gjort endringer i antall ledere og hvilke oppgaver som ligger til ulike lederroller. I tillegg er det samlet sett overkapasitet av barnehageplasser og det har vært nødvendig å gjennomføre nedbemanningsprosesser i noen barnehager.

I Helse og velferd er det etablert et prosjekt for å følge opp den helhetlige gjennomgangen av Stavanger legevakt som ble gjennomført høsten 2019. I rapporten som ble utarbeidet, pekes det på flere utfordringer når det gjelder dimensjonering av bemanning, kompetansesammensetting, turnusplanlegging, samt effektiv og rasjonell drift av tjenesten. Prosjektet skal gjennomgå, prioritere og operasjonalisere anbefalinger og funn, samtidig som det skal identifisere tiltak og organisatoriske justeringer som vil lette presset på legevaktens administrasjon. På grunn av koronasituasjonen er prosjektet foreløpig stoppet opp.

I løpet av første tertial har en også arbeidet med virksomhetsoverdragelse i forbindelse med at driften av Boganes sykehjem nå skal overføres til Stavanger kommune.

5.4 Rekruttering og kompetanse

Det ser ikke ut til at koronasituasjonen har hatt negativ innvirkning på rekrutteringssituasjonen, og tilgangen på kvalifisert personale er i stor grad uendret. Det er fortsatt krevende å rekruttere innen de tekniske disipliner og ingeniørfag. En direkte konsekvens av koronasituasjonen er at de fleste rekrutterings­prosesser nå gjennomføres digitalt.

Innenfor helse og omsorgssektoren er det både nasjonalt og lokalt i Stavanger kommune fortsatt mest utfordrende å rekruttere sykepleiere. Helse og velferd gjennomfører kontinuerlige aktiviteter for å sikre god nok rekruttering, og i januar deltok Stavanger kommune på «Yrkesmessen for sykepleierstudenter» ved UiS. En planlagt rekrutteringskampanje i april er ikke gjennomført på grunn av korona-situasjonen.

Den nye pedagognormen for barnehagene har medført at det fortsatt er utfordrende å rekruttere nok barnehagelærere. Det er satt i verk flere tiltak for å sikre rekruttering til yrket, blant annet ved jevnlig oppdatering og fornying av hjemmesidene hvor det gjennom tekst og nye filmer informeres om stavangerbarnehagen, og oppfordringer til å søke dette som arbeidsplass. Også gjennom praksisbarnehageordningen jobbes det med å rekruttere studenter i praksis til å velge stavangerbarnehagen som sin framtidige arbeidsplass. Stavanger kommune samarbeider med UiS; blant annet om deltakelse på karrieredager.

Søkermassen til ledige stillinger på skolene har vært stor, og er ikke negativt påvirket av koronasituasjonen. Det er likevel fortsatt utfordrende å få tak i pedagoger til 1.-4. trinn i skolene.

De pågående smitteverntiltakene i forbindelse med korona-pandemien har ført til at en god del planlagte kompetansehevingstiltak ikke blitt har gjennomført. Det er nå satt i gang et arbeid for å undersøke hvordan disse kan erstattes av e-læringsprogram og andre digitale løsninger.

5.5 Sykefravær

I 1. kvartal¹ var samlet sykefravær i Stavanger kommune 8,8 prosent. Dette tilsvarer en reduksjon på 0,4 prosentpoeng fra samme kvartal i fjor.

Det egenmeldte korttidssykefraværet økte imidlertid i mars måned som en følge av koronapandemien. (Figur 5.3). Korttidsfraværet var 3,4 prosent i 1. kvartal, mot 3,3 prosent i samme periode i fjor. Langtidsfraværet i 1. kvartal var 5,4 prosent, sammenlignet med 5,9 prosent i 2019. Det er klare sesongmessige svingninger i sykefraværet, og sykefraværet i 1. kvartal er tradisjonelt høyere enn resten av året. Statistikk fra Folkehelseinstituttet viste at influensasesongen var på topp i starten av februar, og har derfor trolig ikke påvirket sykefraværet i mars.

Kommunen som arbeidsgiver har under koronapandemien utvidet retten til egenmeldinger til 16 sammenhengende kalenderdager. Smittevernsreglene i kommunen har påvirket sykefraværet fordi ansatte med luftveisplager ikke skal møte på jobb. Mange ansatte, særlig innen Helse og velferd, har benyttet egenmelding ved pålagt karantene, siden de ikke har arbeid som kan utføres fra hjemmekontor. Ansatte som har kontorarbeidsplass og administrative oppgaver har ikke hatt behov for å ta ut egenmeldinger i karantene fordi de kan arbeide hjemmefra, se Figur 5.1.

Oppvekst og utdanning, som utgjør 53 prosent av kommunens årsverk, hadde 1. kvartal et sykefravær på 8,3 prosent og reduserte dermed sitt sykefravær med 0,9 prosentpoeng fra samme kvartal året før. Denne reduksjonen hadde stor innvirkning på nedgangen i kommunens samlede sykefravær 1. kvartal. Ansatte på skoler og i barnehager har under korona-pandemien hatt mulighet til å benytte seg av hjemmekontor, og har derfor ikke i samme grad hatt behov for å bruke egenmelding ved karantene.

Helse og velferd hadde 3145 årsverk i april måned, dette utgjør 36 prosent av kommunens årsverk. Tjenesteområdet hadde et sykefravær på 10,4 prosent i 1. kvartal, noe som innebar en økning på 0,4 prosentpoeng fra samme kvartal i fjor. Økningen var særlig knyttet til korttidsfraværet i mars måned.

Utvalgte områder

Det er store forskjeller i sykefraværet mellom ulike områder i kommunen. Områdene varierer i størrelse, og i mindre enheter vil enkeltpersoners sykefravær påvirke statistikken mer. Figur 4 viser virksomhetsområder i Stavanger kommune som har hatt høyt sykefravær over flere år. Sykefraværet på disse områdene er redusert eller er stabilt, med unntak av Lærlinger og Bofellesskap som har hatt en økning fra samme kvartal i fjor. Dette forklares med et høyt fravær knyttet til korona-pandemien. Alle de øvrige områdene  viser en nedgang, se figur 5.4.

Sykefraværsprosjekt «Sammen for et redusert sykefravær»

Prosjektet «Sammen for et redusert sykefravær» skal bidra til redusert sykefravær, samt  styrke lederes kompetanse i oppfølging av sykemeldte. Prosjektet ble opprettet i 1. tertial 2019 og skal pågå ut 2021. Virksomheter med vedvarende høyt fravær innen barnehage- og sykehjems­området er valgt ut som målgruppe i arbeidet så langt. Arbeidet med oppfølging av 13 enkeltvirksomheter innen barnehageområdet startet 3. kvartal 2019. Planlegging og forankring av prosjektet i fire sykehjem ble igangsatt januar 2020. Figuren under viser sykefraværsutviklingen for prosjektbarnehagene og øvrige barnehager fra ett år før prosjektet til og med mars 2020. I perioden 3. kvartal 2019 til 1. kvartal 2020 har barnehagene i prosjektet hatt en nedgang i sykefraværet på 2,8 prosentpoeng sammenliknet med samme periode ett år før. Nedgangen er i hovedsak knyttet til langtidsfraværet. Øvrige barnehager hadde i samme periode en oppgang i sykefraværet på 0,9 prosentpoeng.

Arbeidet både på barnehage- og sykehjemsområdet stoppet midlertidig opp i mars 2020 på grunn av korona-pandemien.

5.6 Arbeidsmiljø og HMS

HMS-organisering

HMS-organiseringen med vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og HMS-grupper, følger linjeorganiseringen i den nye kommunen. HMS-organiseringen er behandlet i hovedarbeids­miljøutvalget (HAMU) og tilpasninger i HMS-organiseringen pågår i direktørområdene og arbeidsmiljøutvalgene.

HMS-kompetanse

Det er hittil i år gjennomført en lovpålagt HMS-opplæring for ledere. Ett grunnkurs i arbeidsmiljø ble startet opp, men ikke sluttført på grunn av koronasituasjonen. Det vurderes tilpasninger i kursform slik at lovpålagt HMS-opplæring kan gjennomføres.

Hjemmekontor under koronasituasjonen

Ansatte som har mulighet til det har benyttet hjemmekontor under koronapandemien. Ulike informasjonstiltak er iverksatt for trygge og effektive hjemmekontor, for eksempel råd om psykososialt arbeidsmiljø og gode arbeidsstillinger.

Forebygging av vold og trusler

Arbeidet med å etablere system for opplæring i forebygging av vold og trusler pågår. Det er ulik risiko for vold og trusler på de ulike virksomhetsområdene, noe som krever ulikt omfang og tilnærming i opplæringen. Skoleområdet har fortsatt sin opplæring i forebygging av vold og trusler med vekt på STOLT-avdelingene. Opplæringsprogrammet «MAP» (møte med aggresjons­problematikk) planlegges i virksomheter innen Helse og velferd, der vold og trusler kan være aktuell arbeidsmiljøutfordring. Videre innføring avventes på grunn av koronasituasjonen.

5.7 Avvik og forbedring

I første tertial 2020 er det rapportert 2092 avvikssaker i kvalitetssystemet «Si ifra!». Dette tilsvarer en økning på 17,3 prosent i forhold til samme periode i 2019. Av hendelser registrert i 1. tertial, gjelder 55 prosent vold og trusler.

30 prosent av innrapporterte avvik er gått over datofrist for behandling, noe som kan ha sammenheng med overgang til nytt kvalitetssystem.

Det er lagt til rette for rapportering på avvik knyttet til koronapandemien. Av avvikene rapportert inn i denne kategorien omhandler 68 prosent potensiell smittefare.

5.8 Ansatte

I Stavanger kommune var det per 30. april 10 629 ansatte, noe som utgjør 8 640 årsverk. Dette inkluderer fast ansatte, vikarer, lærlinger og ansatte i lønnet permisjon. I tillegg kommer ansatte på timelønn (ekstrahjelp/ringevikarer) og innleie av vikarer fra vikarbyrå.

Ved utgangen av 2019 var det i Finnøy kommune 258 årsverk, i Rennesøy kommune 371 årsverk og i Stavanger kommune 8 086 årsverk, til sammen 8 715 årsverk. Per januar 2020 var det til sammen 8652 årsverk, det vil si en reduksjon på 63 årsverk. Dette skyldes at medarbeidere ble overført fra basisorganisasjon til foretak (ca 45 årsverk) og reduksjon i administrative stillinger gjennom naturlig avgang (ca 18 årsverk) som del av sammenslåingen av kommunene. I første tertial er det ytterligere nedgang med 12 årsverk og dette er først og fremst naturlige justeringer. Frivillighet har endret organisastorisk plassering til Innbygger- og samfunnskontakt, det er noen reduksjoner i antall ansatte i barnehageområdet og på EMBO, det er opprettet innbyggertorg i Judaberg og Vikevåg, og Næring har etter kommunesammenslåing fått tilført årsverk for Landbruk og Havbruk.

Antall lærlinger utgjør pr 30. april 172 stk. Det er naturlige variasjoner i hvor mange lærlinger som til en hver tid er i et læreløp. Dette skyldes blant annet at noen starter på andre tidspunkt enn «hovedopptaket», ulike krav til læretid avhengig av tidligere praksis og at noen slutter uten å ha fullført læretiden. Etter kommunesammenslåingen er det satt mål om 200 lærlinger og dette vil man nå fra høsten 2020.

I tabell 5.1. vises endringer i antall årsverk innenfor tjenesteområdene.

Tjenesteområde	Årsverk per januar 2020	Årsverk 30.04.20	Endring i årsverk (antall)
Oppvekst og utdanning	4568	4543	-25
Helse og velferd	3136	3146	10
Bymiljø og utbygging	249	252	3
By- og samfunnsplanlegging	112	109	-3
Innbygger- og samfunnskontakt	86	93	7
Kommunedirektør, stab og støtte*	296	298	2
Lærlinger	180	172	-8
Annet (tillitsvalgte mm)	25	27	2
Stavanger kommune samlet	8 652	8 640	-12
*
Kommunedirektør, stab og støtte inkluderer Innovasjon og støttetjenenster, Økonomi og organisasjon, Kommuneadvokaten, Prosjektkontor og kommunedirektør

Oppvekst og utdanning i Stavanger kommune består nå av 312 flere årsverk enn ved utgangen av 2019. Det er 105 flere årsverk innen barnehageområdet, 185 innen skoleområdet og 17 innen helsestasjon og skolehelsetjenesten. Disse årsverkene tilhører skoler, barnehager, oppvekstsentra, helsestasjon og skolehelsetjeneste på Rennesøy, Finnøy og Ombo. I perioden har det også vært en reduksjon i antall årsverk på EMBO (9 årsverk) og Ungdom og fritid (17 årsverk) og en liten økning i barnevernet (5 årsverk).

Helse og velferd i den nye kommunen består nå av 198 flere årsverk. Disse er fordelt på 141 årsverk i helse og omsorg, 31 årsverk i velferd og sosial og 21 årsverk i avdeling Samfunnsmedisin. De fleste årsverkene er i omsorgssenter, helse og sosialkontor, NAV-kontor og kommunale legetjenester i kommunedelene Rennesøy og Finnøy.

I Bymiljø og utbygging er det nå 23 flere årsverk sammenlignet med 31.12.2019. Økningen skyldes hovedsaklig ansatte fra Finnøy og Rennesøy som nå jobber innen områdene Park og vei, Vann og avløp, og Miljø og renovasjon.

Innbygger- og samfunnskontakt har økt med 23 årsverk. Økningen er hovedsakelig knyttet til opprettelse av innbyggertorg i Judaberg og Vikevåg, og Næring som etter kommunesammenslåing har fått tilført årsverk for Landbruk og Havbruk.