5.1 Sykefravær

Det gjennomsnittlige sykefraværet fra januar til august 2018 er 8,2 % og 0,1 prosentpoeng høyere sammenlignet med 2017¹ . Det er sesongmessige variasjoner i sykefraværet, og første kvartal er tradisjonelt sett høyere enn resten av året. Perioden januar til mars 2018 er i snitt 1 prosentpoeng høyere enn 2017, men det er en positiv utvikling utover i 2. kvartal.

Influensasesongen i Rogaland 2018 nådde toppen i uke 7. Det er naturlig at dette har vært en medvirkende årsak til korttidsfraværet i de tre første månedene. Fra april og ut perioden har korttids- og langtidsfraværet gått ned sammenlignet med 2017.

Det er store forskjeller i sykefraværet mellom de ulike tjenesteområdene og stab- og støtteområdene² . De ulike områdene varierer i størrelse og i små enheter vil enkeltpersoners sykefravær påvirke statistikken. Helse og velferd og Oppvekst og utdanning har størst andel ansatte, og har størst innvirkning på kommunens gjennomsnittlige sykefravær. Disse områdene har også det høyeste gjennomsnittlige fraværet i perioden med henholdsvis 9,5 % og 7,6 %, mens Innbygger- og samfunnskontakt har det laveste sykefraværet for perioden med 5,0 %.

Sykefravær per 1. halvår ³ (januar til juni) 2015-2018 for utvalgte områder ⁴

Sykehjemmene har den største økningen i sykefraværet 1. halvår sammenlignet med samme periode i fjor. 6 av 11 sykehjem har over 10 % sykefravær og økningen er på alle sykehjem, unntatt ett som har en nedgang på 2,2 prosentpoeng. Sykehjemmet med nedgang melder at de jobber systematisk med å forebygge og følge opp sykefravær. De har dette på sin HMS-handlingsplan, jobber med arbeidsmiljø og leder er nøye med å invitere ansatte til samtaler.

Bofellesskapene har en økning på 0,9 prosentpoeng, mens hjemmebaserte tjenester er likt med 2017.

Barn, unge og familie, som består av Barnevern, EMbo, Helsestasjon og skolehelsetjeneste og Ungdom og fritid, har en nedgang på 1,1 prosentpoeng og det er langtidsfraværet som går ned. Barnehageområdet har en økning på 0,5 prosentpoeng og er nå på 11,3 %. 28 av 55 barnehager har økt sitt fravær, mens 27 barnehager er på samme nivå eller har redusert fravær. 23 barnehager har mer enn 12 % sykefravær, men noen av disse har få ansatte. Skoleområdet har 7,4 % og det er en økning på 0,6 prosentpoeng sammenlignet med 2017. Fraværet har økt på 24 av 43 skoler, men samtidig har 12 skoler redusert fraværet med mer enn ett prosentpoeng.
Lærlinger har en reduksjon på 0,8 prosentpoeng sammenlignet med 2017 og er nå på 10,5 %. Opplæringskontoret jobber aktivt med å bedre de administrative rutinene. Digitale sykemeldinger sendes nå direkte til opplæringskontoret, slik fraværet blir fanget opp på et tidligere tidspunkt. De er tettere på virksomhetene og lærlingene der det er tendenser til gjentagende fravær.

Utvikling av sykefravær er et oppmerksomhetsområde i hele organisasjonen. Det er leders ansvar å følge opp arbeidet med sykefravær/nærvær. I tillegg er dialog om forebygging og oppfølging av sykefravær i virksomhetenes HMS-grupper, Arbeidsmiljøutvalgene (AMUene) og Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) viktig for felles innsats og bevisstgjøring.

Bedriftshelsetjenesten (BHT) har i samarbeid med flere virksomheter denne høsten jobbet med forebygging og oppfølging av sykefravær, ROS-analyse, vold- og trusler, avviksmeldinger. Oppdragene er i henhold til samarbeidsplan mellom BHT og kommunalsjef skole og barnehage. Helsesjefen planlegger en influensakampanje i Helse og velferd med mål om å øke antall ansatte som vaksinerer seg. Brukerperspektivet er i fokus, men det er grunn til å tro at færre ansatte blir syke av influensa hvis en lykkes med kampanjen.

I tråd med tidligere vedtak er rådmannen i gang med å utarbeide en handlingsplan med tydelige innsatsområder for forebygging og oppfølging av sykefravær. Tiltakene vil være målrettet mot virksomheter og grupper av ansatte med høyt sykefravær. Stikkord er leders rolle, systematisk HMS-arbeid, forenkling og forbedring av sykefraværsrutinene, opplæring og systematisk tilnærming for oppfølging av korttid- og langtidsfravær. Handlingsplanen skal implementeres i kommende periode.

5.2 Årsverksutvikling

Fra 1. januar 2018 ble ny administrativ organisering av kommunen iverksatt. Oppvekst og levekår er fordelt på to tjenesteområder; Helse og velferd og Oppvekst og utdanning. By- og samfunnsplanlegging (tidligere Kultur og byutvikling) er endret. Beredskap og samsfunnsikkerhet inngår nå som en del av avdelingen, samtidig som Kultur ble overført til innbygger og samfunnskontakt. Tidligere Personal og organisasjon og Økonomi er hovedsakelig fordelt på to stabs/støtteområder som er henholdsvis Strategi og styring og Støtte og utvikling. Det nye tjenesteområdet Innbygger og samfunnskontakt består av innbyggerservice, kommunikasjon, kultur, næring, smartby og politisk sekretariat.
Det er per 31. august ansatt 9884 personer i Stavanger kommune på fastlønn. Dette inkluderer fast ansatte, vikarer, lærlinger, og ansatte i lønnet permisjon. Dette utgjør totalt 8034 årsverk, og er 296 årsverk mer enn ved årsskiftet.

Økningen i årsverk er størst i Helse og velferd med 95, dette som følge av overtakelsen av Blidensol sykehjem fra 1. mars 2018. Stavanger hjemmehjelp ble overført til hjemmebaserte tjenester og fordelt på de 4 virksomhetene 1. april 2018.

I tabellen under vises bemanningsutviklingen for tjeneste- og stab/støtte områdene og utvalgte tjenester fra januar og hittil i 2018.

Tjeneste-/stab og støtteområde	Årsverk 31.12.2017	Årsverk januar 2018	Årsverk februar 2018	Årsverk mars 2018	Årsverk april 2018	Årsverk mai 2018	Årsverk juni 2018	Årsverk juli 2018	Årsverk august 2018
Annet (inkludert lærlinger og HTV)		193	190	189	187	182	181	180	217
By- og samfunnsplanlegging		95	98	99	98	98	98	96	96
Bymiljø og utbygging		213	215	217	219	219	219	218	217
Helse og velferd		2690	2693	2807	2806	2810	2893	2901	2850
Innbygger- og samfunnskontakt		59	60	61	62	60	61	62	59
Oppvekst og utdanning		4276	4259	4261	4267	4237	4222	4145	4321
Rådmannens stabsenheter		31	33	33	34	35	38	38	39
Støtte og utvikling		232	229	228	228	229	235	233	236
Totalsum*	7738	7789	7775	7895	7903	7871	7947	7873	8034
*
Antall årsverk i lønnet permisjon	226	244	238	234	248	246	236	220	231
UTVALGTE OMRÅDER:
Hjemmebaserte tjenester		547	547	550	549	544	552	556	564
Sykehjem		648	653	751	749	747	790	779	743
Bofellesskap		584	590	593	588	588	587	593	580
Barn, unge og familie		419	419	418	417	410	412	411	416
Kommunale barnehager		1216	1210	1208	1208	1199	1201	1177	1208
Grunnskole		2044	2040	2041	2050	2039	2021	1976	2095

5.3 Lederskap, kompetanse og HMS

Lederutviklingsprogram i ny organisasjon
Rådmannen har startet arbeidet med å utarbeide ledelsesprinsipper for nye Stavanger. Ledere og ansattes representanter fra Finnøy, Rennesøy og Stavanger deltok 6. juni på en dialogkonferanse, hvor det ble gitt innspill til prinsipper for ledelse. Det er utarbeidet utkast til ledelsesprinsipper og arbeidet med å ferdigstille dette pågår.

Et nytt lederutviklingsprogram for de tre øverste ledernivåene i kommunen er under utvikling. Det skal innhentes ekstern faglig støtte til gjennomføring av programmet og tilbudskonkurranse pågår. Programmet skal ha oppstart i januar 2019 og vil inkludere alle aktuelle ledere i nye Stavanger.

Rullering av overordnet handlingsplan for HMS og arbeidsmiljø
Arbeidet med rullering av rådmannens overordnede handlingsplan for HMS og arbeidsmiljø pågår. For å sikre god forankring er overordnet handlingsplanen sendt til HMS-gruppene for innspill. Handlingsplanen skal så behandles i arbeidsmiljøutvalgene og hovedarbeidsmiljøutvalget. De prioriterte satsingene er å styrke HMS-grupper og arbeidsmiljøutvalgs arbeid med å øke nærvær og redusere sykefravær og forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler.

Nytt avviks- og forbedringssystem
I 2017 startet arbeidet med å få på plass et avviks- og forbedringssystem som skal være brukervennlig og intuitivt. En kunnskapsbasert anskaffelse ble gjennomført våren 2018 og kontrakt for levering av system ble tildelt TQM Partner. Stavanger kommune vil få tilgang til modulene dokumentstyring, hendelsesbehandling og risikostyring, noe som innebærer et helthetlig styringsverktøy for kvalitet og HMS. Implementering starter opp i september 2018, mens opplæring starter i januar 2019, med en varighet på rundt 4 mnd.

HMS-kompetanse
Lovpålagt HMS-opplæring for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg blir fortløpende forbedret, inkludert å sikre nødvendig deltakelse. Lederne skal ha kompetanse blant annet i hvordan god organisering, planlegging og gjennomføring av arbeidet påvirker arbeidsmiljø og tjenestekvalitet i positiv retning. HMS-opplæring for ledere er intensivert med inntil 6 kurs per år.

Forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler
I virksomhetsområder hvor vold og trusler mot ansatte er aktuell arbeidsmiljøutfordring, jobbes det kontinuerlig med å redusere risiko. Som del av det systematiske HMS-arbeidet skal leder i samarbeid med verneombud/tillitsvalgt og HMS-gruppen, forebygge vold og trusler på arbeidsplassen. Kompetansehevende tiltak i forebygging, og håndtering av vold og trusler mot ansatte, er gjennomført på overordnet nivå, i aktuelle tjenesteområder og virksomheter. Det er startet et arbeid med helhetlig system for kompetansehevende tiltak som er i tråd med nye krav i forskrifter 2017 og skal tilpasses virksomhetenes behov.

Varsling av kritikkverdige forhold
Som del av oppfølgingen av Forvaltningsrevisjonsrapporten Varslingsrutiner og konflikthåndtering er retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold revidert. Retningslinjene er tydeligere på hva som er varsling, herunder skille mellom klage og varsling, roller og ansvar, hvordan varsle, leders oppfølging av varsel og varsling og offentlighet. Veiledninger knyttet til avvik, varsling og klage legges inn i det nye avviks- og forbedringssystemet. Retningslinjene behandles i Kommunalstyret for administrasjon i september.

Det er gjennomført to heldagsseminar for ledere, tillitsvalgte og verneombud i hvordan håndtere konflikter og trakassering i arbeidsmiljøet. Varsling, klage og avvik var også tema på seminarene.