10.1 Virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitet
Kommuneloven og internkontroll
§ 25-1 Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.
Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren
a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e) evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.§ 25-2 Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.
Internkontroll som funksjon inngår i kommunens virksomhetsstyringssystem og kvalitetssystem, og har en særlig viktig rolle i forholdet med å sikre at lover og forskrifter og overordnede instrukser og retningslinjer etterleves i tråd med kapittel 25 i kommuneloven.
Stavanger kommune har i 1. tertial 2020 fortsatt videreutviklingen av overordnet virksomhetsstyring og internkontroll. Dette omfattende arbeidet har bestått av blant annet videre fremdrift i utvikling av digital løsning for virksomhetsstyring, nytt prosjekt knyttet til det overordnede kvalitetssystemet, og etablering av nye arbeidsprosesser for å ivareta en helhetlig styring og internkontroll. I forbindelse med teamorganisering i stabsområdet økonomi og organisasjon er det opprettet team med medlemmer fra ulike fagavdelinger med spesielt ansvar for virksomhetsstyring og internkontroll på systemnivå.
Felles overordnet kvalitetssystem
Nytt avviks- og forbedringssystem «Si ifra!» er en del av det helhetlige kvalitetssystemet og har i løpet av tertialen blitt implementert i hele kommunen. I tillegg til e-læring har det i perioden blitt gjennomført opplæringskurs for ledere og verneombud i de største tjenesteområdene helse og velferd, og oppvekst og utdanning. Ansatte i kommunen har tatt i bruk systemet på en god måte, og benytter seg av muligheten til å melde inne et større utvalg av hendelsestyper. Det er i tillegg lagt inn mulighet for å melde avvik knyttet spesifikt til korona. Innmeldte hendelser tas opp som et fast tema på agendaen i månedlig driftssamtale mellom kommunedirektør og direktørene for de respektive tjenesteområdene.
Hendelsestyper i «Si ifra!»
Forbedringsforslag
Tjenestekvalitet
Arbeidsmiljø / HMS
Person – Ulykke, uhell og nestenulykke
Informasjonssikkerhet og personvern
Vold og trusler
Materiell – skade, tap og svinn
Klima og miljø
Andre avvik
Med bakgrunn i at «Si ifra!» er implementert, er det påbegynt et arbeid for å utvikle dokument- og prosessmodulen som er del av det helhetlige kvalitetssystemet. Arbeidet skal legge til rette for at styrende dokumenter (regelverk, rutiner, prosedyrer ol.) settes i struktur, er tilstrekkelig oppdatert og tilgjengelig for ansatte. De styrende dokumentene skal deretter knyttes til sentrale arbeidsprosesser i de enkelte tjenesteområdene. Dokumenter og prosesser må kartlegges av tjenesteområdene selv. Tidsplan for arbeidet strekker seg over to år for å implementere modulen i hele kommunen, men det er risiko for at koronasituasjonen kan føre til utsettelser med hensyn til kapasitet og andre prioriteringer
Digital løsning for virksomhetsstyring
Arbeid med å videreutvikle digital løsning for virksomhetsstyring pågår. I løpet av 1. tertial har systemet blitt klargjort for å motta økonomidata fra datasjøen, rapportering på internkontroll (kalt «Leders sjekkliste») har blitt ferdigstilt, og arbeid med å synliggjøre status og oppfølging av tekstvedtak og forvaltningsrevisjoner er påbegynt.
Felles internkontrollområder
Styring
Økonomi
Medarbeidere
HMS og arbeidsmiljø
Informasjonssikkerhet og personvern
Beredskap og kriseledelse
Innkjøp
Arkiv
I forbindelse med tertialrapporteringen har deler av digital løsning for virksomhetsstyring blitt tatt i bruk i Stavanger kommune, og gjort tilgjengelig for ledere i kommunen (kommunedirektør til og med avdelingssjefer og virksomhetsledere). Dette innebærer blant annet rapportering på punkter innenfor felles internkontrollområder i kommunen som gjelder uavhengig av tjenesteområde. Rapporteringen med navnet «Leders sjekkliste» skal erstatte tidligere undersøkelser, synliggjøre risikoområder, og være forebyggende med hensyn til avvik. Rapporteringen vil være per tertial for å sikre en systematisk oppfølging av internkontrollen.
Gjennomføringen av «Leders sjekkliste» for 1. tertial 2020 ble noe redusert på grunn av koronasituasjonen og hensyn til kapasitet i tjenesteområdene, men det har på tross av dette blitt avdekket enkelte forbedrings- og risikoområder som følges opp videre. Dette gjelder enkeltområder innen for eksempel HMS og økonomi.
10.2 Tilsyn og revisjoner
Tilsyn 2020 |
---|
Statens helsetilsyn |
Landsomfattende tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester 2020- |
Kommunenes praktisering av tvungen somatisk helsehjelp |
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap |
Branntilsyn i 8 skoler |
Branntilsyn i 9 barnehager |
Branntilsyn i 3 sykehjem og institusjonsbygg |
Branntilsyn i 3 bofellesskap/omsorgsboliger og kommunale leiligheter |
Fylkesmannen |
Tilsyn EMbo Stavanger avd. Gausel, avd. Hafrsfjord, avd. Vålandsskogen |
Stavanger kommune ved Helsesjefen |
Tilsyn etter Forskrift om miljørettet helsevern ved 5 skoler og 6 barnehager |
El-tilsyn |
Kontroll av elektrisk anlegg i 2 bofellesskap |
Mattilsynet |
Tilsyn Eldres Kafè |
Forvaltningsrevisjon 2019 | Merknad |
---|---|
Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelser | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvern | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeid | Ferdigbehandlet - Kommunestyret via kontrollutvalget orienteres når nytt system som bygger på Oslo-modellen er tatt i bruk. |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesaker | Bystyrebehandling 28.5.18. Oppfølgingsrapport innen to år |
Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjon | Ferdigbehandlet 28.5.18 - Tilleggsforslag følges opp i egen sak |
Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering | 29.10.18: Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapp. innenfor området i neste valgperiode 2019-2022. |
Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefravær | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhet | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslep | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Skolehelsetjenesten | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKS | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll Stavanger konserthus | Ferdigbehandlet |
Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKS | Ferdigbehandlet 30.09.19. Oppfølgingsrapport ønskes i løpet av denne kommunestyreperioden (2019-2022) |
Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS | Rapport under arbeid |
Selskapskontroll Stavanger Forum AS | Utsatt - avventer rapport |
Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivå | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Internkontroll | Ferdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt |
Forvaltningsrevisjon - Barnevern | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskudd | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosetting | Ferdigbehandlet |
Forvaltningsrevisjon - Klimagassutslipp | Ny bestilling av rapport utsatt |
Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkeregler | Oppfølging under behandling |
Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livet | Oppfølging til politisk behandling i kommunestyret 15.6.20. |
Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjoner | Oppfølging under behandling |
Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehager | Oppfølging under behandling |
Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport | Politisk behandling 17.2.20. Oppfølging til behandling etter 6 mnd. |
Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudet | Til bestilling i 2020 |
Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats | Til bestilling i 2020 |
Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering | Forvaltningsrevisjonsrapport bestilt 17.02.20. Vedtak i Kontrollutvalget 01.04.20 - utsettes til ny vurdering i 2021. |
Forvaltningsrevisjon - Krisehåndtering og lærdommer i forbindelse med korona-utbruddet | Oppstart mai 2020 |